La comunicazione è il vero “collante” che unisce persone, processi e tecnologie in un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni. Tuttavia, il requisito 7.4 della ISO/IEC 27001:2022, dedicato proprio alla Comunicazione, viene spesso sottovalutato o affrontato in maniera approssimativa.
In questo articolo esamineremo le molteplici complessità e potenzialità di tale requisito, evidenziandone i legami con altri aspetti normativi e proponendo un approccio operativo per una corretta implementazione.
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Il requisito di comunicazione nella ISO 27001
La ISO/IEC 27001:2022 richiede che le organizzazioni affrontino il tema della comunicazione in modo strutturato e sistematico, identificando cinque aspetti fondamentali: cosa comunicare, quando comunicare, chi comunica, chi riceve la comunicazione e come comunicare (quali strumenti e processi utilizzare).
Cosa comunicare
La prima domanda che ogni organizzazione deve porsi è: quali informazioni devono essere trasmesse? Questo interrogativo non riguarda solo la quantità delle informazioni, ma soprattutto la loro qualità, la loro pertinenza e il livello di dettaglio.
Ad esempio, le politiche di sicurezza delle informazioni costituiscono un contenuto fondamentale da comunicare, insieme agli aggiornamenti relativi a incidenti, modifiche procedurali o requisiti normativi. Tuttavia, non è sufficiente comunicare. Il messaggio deve essere chiaro, comprensibile e adeguato al destinatario.
Questo principio è perfettamente in linea con quanto richiesto dal requisito 7.5 “Informazioni documentate” degli standard internazionali, che sottolinea la necessità di garantire che le informazioni siano presentate in un formato appropriato.
Quando comunicare
Il “quando” implica la definizione di tempistiche precise per ogni tipo di comunicazione. Alcune informazioni devono essere trasmesse in tempo reale, come nel caso di notifiche di incidenti, mentre altre seguono un ciclo programmato, ad esempio aggiornamenti, di norma, annuali sulle policies aziendali o i programmi di audit.
La mancata puntualità nella comunicazione può generare inefficienze, incomprensioni o, nei casi peggiori, gravi violazioni normative.
Chi comunica
L’individuazione del soggetto che effettua la comunicazione è altrettanto fondamentale. Ogni comunicazione deve provenire dalla persona o dal dipartimento più adeguato, il che significa che i ruoli e le responsabilità devono essere chiaramente definiti.
Ad esempio, le risorse umane possono avere la responsabilità di comunicare le policies aziendali ai dipendenti, mentre l’ufficio legale o il responsabile della sicurezza informatica potrebbe occuparsi delle notifiche agli enti regolatori.
Chi riceve la comunicazione
Anche i destinatari della comunicazione devono essere individuati con precisione. Ogni categoria di parte interessata, come evidenziato dal requisito 4.2 (ad esempio dipendenti, fornitori, clienti, autorità, volontari, stagisti), necessita di un approccio comunicativo personalizzato.
Non è sufficiente identificare chi deve ricevere le informazioni; è essenziale comprendere cosa sia rilevante per ciascun destinatario e come queste informazioni possano influire sulle sue attività o responsabilità.
Per gestire al meglio questo aspetto, è utile adottare una rappresentazione tabellare che, anche solo a livello di macrocategorie o famiglie di comunicazioni, consenta di visualizzare chiaramente:
- i destinatari delle comunicazioni;
- i contenuti specifici da trasmettere;
- i formati e i canali più adeguati per ogni categoria.
Quali strumenti e processi utilizzare
Gli strumenti di comunicazione possono variare da piattaforme digitali come e-mail e software gestionali, a modalità più tradizionali come documenti cartacei o incontri faccia a faccia (comunicazione verbale).
La scelta dello strumento deve tenere conto del contesto, dell’urgenza e della natura del messaggio.
Per garantire la coerenza, è necessario integrare la comunicazione nei processi aziendali esistenti, creando flussi di lavoro che permettano di tracciare e verificare ogni comunicazione effettuata.
Una semplicità solo apparente
Sebbene il requisito possa sembrare lineare, la sua implementazione richiede un approccio completo e integrato. La comunicazione non è un’attività isolata: si interseca con tutti gli altri aspetti del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni.
In particolare, esiste uno stretto legame con il Requisito 4.2 “Esigenze ed aspettative delle parti interessate”, che richiede la definizione e l’analisi delle parti interessate.
Questo connubio sottolinea l’importanza di una visione trasversale: la comunicazione deve essere considerata come un filo conduttore che attraversa processi, ruoli e responsabilità, garantendo coerenza e conformità in ogni interazione organizzativa.
Esaminiamo nel dettaglio questo aspetto.
Il legame con le parti interessate
Il successo di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni dipende in gran parte dalla capacità di comprendere e coinvolgere le parti interessate, che svolgono un doppio ruolo: possono essere sia i destinatari che gli emittenti delle comunicazioni.
Le parti interessate includono dipendenti, collaboratori esterni, fornitori, stagisti, clienti e autorità di vigilanza, ciascuno con esigenze e responsabilità specifiche. La comunicazione non è un processo unidirezionale, ma un flusso continuo e bidirezionale che richiede una gestione precisa e strategica.
Mappare le parti interessate
Il primo passo per una comunicazione efficace è la mappatura delle parti interessate. Questo processo consiste nell’identificare chi sono i soggetti coinvolti, qual è il loro ruolo rispetto al sistema di gestione e quali sono le loro esigenze informative.
Così, ad esempio:
- i dipendenti: necessitano di informazioni chiare sulle politiche aziendali, sulle procedure di sicurezza e sugli strumenti a loro disposizione;
- i fornitori: devono essere informati sui requisiti contrattuali legati alla sicurezza delle informazioni, inclusi standard da rispettare e obblighi di notifica in caso di incidenti;
- le Autorità di vigilanza: richiedono comunicazioni tempestive e dettagliate, in particolare in situazioni critiche come la gestione di violazioni dei dati.
Una mappa completa delle parti interessate consente di avere una visione chiara di chi deve riceverla e chi deve farla, cosa, quando e attraverso quali canali, riducendo il rischio di comunicazioni inefficaci o mancanti.
Definire le politiche di comunicazione in base alle esigenze dei gruppi
Ogni gruppo di parti interessate ha esigenze e aspettative diverse, e queste devono riflettersi nelle politiche di comunicazione dell’organizzazione. Le politiche devono essere progettate per rispondere in modo mirato alle esigenze di ciascun gruppo, mantenendo al contempo coerenza e trasparenza.
Ad esempio, i dipendenti devono ricevere istruzioni operative sulle policies di sicurezza, spesso durante la fase di onboarding, mentre i fornitori potrebbero ricevere documentazione più tecnica legata ai contratti e alle specifiche di fornitura.
Le autorità, invece, devono ricevere rapporti puntuali e completi, in conformità con i requisiti normativi.
Formalizzare i processi di comunicazione nei documenti del sistema di gestione
Una volta identificate le parti interessate e definite le politiche di comunicazione, è essenziale formalizzare tutto all’interno dei documenti del sistema di gestione. Questo include:
- procedure operative;
- diagrammi di flusso;
- modelli di comunicazione standardizzati.
Formalizzare significa:
- garantire che ogni processo sia replicabile e verificabile;
- offrire un punto di riferimento per i collaboratori, che possono consultare i documenti per sapere come e quando comunicare;
- ridurre il rischio di errori, incomprensioni o omissioni.
Conclusioni
Abbiamo provato ad evidenziare come la comunicazione non sia semplicemente un veicolo per trasmettere informazioni, ma un vero e proprio motore che sincronizza ruoli, processi e tecnologie all’interno di un sistema di gestione per la sicurezza delle informazioni.
La capacità di selezionare contenuti pertinenti, di trasmetterli con la tempistica corretta e di indirizzarli al giusto destinatario assicura l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali, evita fraintendimenti e rafforza la conformità normativa.
Inoltre, integrare tali aspetti con la mappatura delle parti interessate e la formalizzazione dei processi rende l’organizzazione pronta a rispondere a sfide sempre più complesse.
In un prossimo articolo, ci concentreremo sulle implicazioni pratiche di questo requisito, analizzando in particolare le strategie di audit, la comunicazione verbale e le tematiche legate alla formazione del personale e all’innovazione tecnologica.
Restate sintonizzati.