LA GUIDA PRATICA

Videosorveglianza e cartelli informativi: i consigli per essere a norma GDPR

Nell’ambito della protezione dei dati personali è utile soffermarsi sulle norme che regolano i sistemi di videosorveglianza e i relativi cartelli informatici, in modo da dare un aiuto concreto ai titolari del trattamento dati nel raggiungimento della compliance GDPR

Pubblicato il 24 Ott 2019

E
Graziano Esposito

Data Protection Officer e Privacy Consulting

Parlando di videosorveglianza, divenuto argomento molto discusso e controverso sia in ambito pubblico che privato, è utile soffermarsi sulle norme che regolano la gestione dei cartelli informativi in modo da fornire un valido aiuto ai titolari del trattamento dati.

Ecco un esempio di cartello informativo per un impianto di videosorveglianza a norma GDPR.

Videosorveglianza e cartelli informativi: la tecnologia

Il termine videosorveglianza, lo sappiamo, rappresenta l’attività di vigilare a distanza un luogo o un bene mediante l’utilizzo di telecamere o di altre tipologie di strumenti posizionati in modo strategico che consentono l’invio e la trasmissione di immagini.

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È un settore che è costantemente in fase di evoluzione e sviluppo tecnologico: attualmente, attraverso nuove e sempre più sofisticate tecnologie, è possibile monitorare ossia effettuare attività di video controllo attraverso numerosissimi modelli e dispositivi di telecamere con indirizzo IP, facilmente collegabili a Internet, reti Wi-Fi e cellulare e controllabili da remoto, con diverse e importanti modalità di consultazione e/o registrazione.

Esistono anche kit e sistemi fai da te, oltre a telecamere finte, ossia non funzionanti ma dotate di LED acceso per simularne il reale funzionamento, che ultimamente sono molto utilizzate ma che, a prescindere dalla finalità dissuasiva, non rientrano ovviamente nella normativa di adeguamento.

Vediamo velocemente quali sono i sistemi di videosorveglianza attualmente piu’ diffusi e consigliati dagli esperti per l’istallazione in determinati luoghi ed ambienti:

  • telecamere wireless: sono le piu’ diffuse, essendo facilmente posizionabili e gestibili, non essendoci cavi o collegamenti, prevalentemente vengono istallate in abitazioni, uffici, negozi ma anche natanti e veicoli;
  • telecamere filari: sono quelle a posizionamento definito fisso, richiedono un cablaggio e cavi di collegamento, hanno costi elevati e tempi lunghi per l’istallazione;
  • telecamere speed dome: sono la soluzione tecnologicamente più recente ed avanzata, diffusamente utilizzata in centri commerciali, grandi edifici, luoghi pubblici ecc., che permettono di soddisfare al meglio qualsiasi esigenza e necessità di comando a distanza delle telecamere. Vengono utilizzate speciali telecamere, dotate di potenti zoom e autofocus oltre che funzionalità Pan e Tilt (sono i modelli identificati dalla sigla PTZ, Pan/Tilt/Zoom), con capacità di compiere rotazioni di 360° in pochi secondi, disponendo di funzionalità software evolute. Unico elemento negativo da considerare è l’elevato costo del sistema.

Videosorveglianza e cartelli informativi: scenario normativo

Come già detto si è parlato e scritto molto sul tema della videosorveglianza. In ambito GDPR, cito ed indico utili collegamenti ai provvedimenti normativi di riferimento:

In sintesi, attraverso provvedimenti integrativi del 2003 e del 2010, il Garante ha stabilito in modo incontrovertibile che la raccolta, la registrazione, la conservazione e, in generale, l’utilizzo di immagini configurano un trattamento di dati personali, che ogni immagine di una persona, anche se non accompagnata da alcuna didascalia, descrizione scritta o sonora, costituisce un dato personale.

Ragion per cui, le riprese effettuate tramite i sistemi di videosorveglianza o anche semplicemente con un videocitofono integrano il trattamento dei dati personali dei soggetti inquadrati dalla telecamera; è necessario, pertanto, segnalare opportunamente con il posizionamento di specifici cartelli di area videosorvegliata, la presenza di telecamere in osservanza alle disposizioni del Codice della Privacy.

La videosorveglianza sia per uso pubblico che privato, è sottoposta a regole che mirano a tutelare la privacy e la libertà delle persone, prevedendo obblighi, misure di sicurezza e sanzioni volte a garantire la riservatezza dei dati, in linea con il GDPR.

Per quanto riguarda l’ambito di applicazione privato, il parere n. drep/ac/113990 datato 7 marzo 2017, indica la possibilità di istallare sistemi di videosorveglianza a condizione che le inquadrature non riguardino luoghi di pubblico passaggio, strade o spazi condivisi, senza la necessità di richiedere alcuna autorizzazione alle autorità di polizia o condominiali, mentre non vi sono limitazioni per le istallazioni interne alle proprie abitazioni.

Ben diversi, invece, sono i vincoli a cui sono sottoposte le aziende in materia di videosorveglianza, privacy ed autorizzazioni, per esigenze organizzative, produttive o di sicurezza.

Riepiloghiamo brevemente alcuni adempimenti a cui devono necessariamente far rifermento le aziende (a titolo esemplificativo ma non esaustivo):

  • obbligo di esporre un’informativa “minima”;
  • obbligo di esporre un avviso che riporti gli elementi dell’art.13 del Codice Privacy;
  • obbligo di incaricare i soggetti addetti alla visione delle immagini.

Videosorveglianza e cartelli informativi: le linee guida

Ci soffermeremo e cercheremo di fornire un valido aiuto ai titolari del trattamento, affrontando e rispondendo a tutte quelle domande inerenti i cartelli indicativi per la videosorveglianza, ossia quali tipologie applicare, in quali ambiti normativi, a che distanza vanno affissi dall’area oggetto delle riprese, chi è preposto all’istallazione posizionamento e via dicendo, alla luce delle nuove Linee Guida 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video adottate per la consultazione pubblica il 10 luglio 2019 dall’EDPB.

Nelle linee guida si evidenzia, innanzitutto, l’importanza del principio di minimizzazione dei dati, sottolineando che l’utilizzo dei dispositivi video deve limitarsi ai soli casi in cui ci siano esigenze prevalenti ad opera del titolare rispetto ai diritti e le libertà degli interessati, e non vi siano soluzioni alternative che consentano ed implicano un impatto minore sulla privacy di questi ultimi (ad esempio, mediante l’impiego di personale addetto alla sicurezza).

Per quanto concerne la base giuridica del trattamento, le Linee Guida indicano e chiariscono che l’utilizzo ed il ricorso a strumenti di videosorveglianza deve avvenire, principalmente attraverso due condizioni, o in presenza di un legittimo interesse del titolare, ma deve essere adeguatamente documentato (esempio sulla base di dati statistici sulla pericolosità della zona interessata, dove si sono verificati spesso incidenti o situazioni pericolose ecc.) oppure in tutti quei trattamenti che sono necessari per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri, ma effettuando una preventiva valutazione di tutte le circostanze del caso concreto.

Vengono inoltre fornite, sempre attraverso le Linee Guida, indicazioni specifiche per le misure di carattere sia tecnico che organizzativo che il titolare dovrebbe implementare per mantenere il controllo degli strumenti impiegati e permettere agli interessati di poter esercitare i propri diritti in qualsiasi momento.

Si fa quindi riferimento in maniera evidente al principio di privacy by design e by default, indicato nell’art. 25 del regolamento. In particolare, i sistemi utilizzati devono possibilmente essere configurati in modo tale da permettere al titolare di oscurare parti del video che riprendono anche soggetti diversi dall’interessato, per consentire a quest’ultimo di ottenere copia delle riprese.

Relativamente al periodo di conservazione, l’Autorità ritiene coerente ed adeguato un termine di 24 ore con l’esigenza di rilevare eventuali danni e/o incidenti, mentre la conservazione per tempi più prolungati, necessiti di un’adeguata motivazione in relazione a specifiche finalità (ad esempio per intraprendere azioni legali).

L’informativa sulla videosorveglianza

Affrontiamo ora l’argomento cardine di questo articolo, nell’ottica del principio di trasparenza e informazione, che personalmente ritengo in linea con i provvedimenti emessi negli anni dal Garante italiano.

Le Linee Guida 3/2019 prescrivono di fornire e distribuire un’informativa su due livelli. È da tempo che la legislazione europea sulla protezione dei dati indica che gli interessati devono essere a conoscenza del fatto che la videosorveglianza è in funzione, e devono essere informati in modo dettagliato in merito ai luoghi monitorati, e nell’art.12 del GDPR sono stabiliti ed indicati obblighi generali di trasparenza e informazione.

In dettaglio, un primo avviso, definito di primo livello (segnale di avvertimento) può contenere un’icona grafica esplicativa, ossia un’icona che sia facilmente visibile, comprensibile e chiaramente leggibile, ed indichi una panoramica significativa del trattamento previsto (articolo 12 GDPR).

Il formato delle informazioni deve essere adattato alla posizione individuale, praticamente deve essere posizionato ad una distanza adeguata e ragionevole dal sistema di video device (Opinion 4/2004 on the Processing of Personal Data by means of Video Surveillance, WP89, pagina 22), in modo tale che l’interessato possa facilmente riconoscere in anticipo le circostanze della sorveglianza, prima di entrare nell’area monitorata (approssimativamente all’altezza degli occhi).

Deve utilizzare e indicare le informazioni più rilevanti sul trattamento, tra cui, i contatti e l’identità del titolare del trattamento e, ove previsto, del DPO, dettagli sulle finalità e sull’eventuale legittimo interesse del titolare, i diritti dell’interessato, informazioni sui maggiori impatti del trattamento, richiamo e riferimento alla seconda informativa, in particolare come e dove reperirla (preferenza alle fonti digitali, QRcode, o un link web che indirizza ad una informativa online ecc.).

Le informazioni di secondo livello, contenute in un documento informativo completo, che può essere rappresentato da un foglio, un cartello, un poster, un link web o lo stesso QRcode, deve contenere informazioni più complete e dettagliate, collocato in un luogo facilmente accessibile e disponibile per gli interessati, ossia in una posizione centrale (ad es. ufficio informazioni, sulle scrivanie, reception, bacheche, etc.).

L’EDPB non esclude anche l’eventuale possibilita’ di indicare e fornire un recapito telefonico, ma consiglia e predilige, l’utilizzo di modalità e strumentazioni informatiche, per fornire agli interessati un numero maggiore e piu’ dettagliato di informazioni possibili, un’esempio è rappresentato dalla visualizzazione e dalla riproduzione del perimetro sorvegliato attraverso la geolocalizzazione delle videocamere su una mappa.

Conclusioni e consigli pratici

Alla luce di quanto visto finora è bene sottolineare che occorre fare molta attenzione ai vecchi cartelli informativi per i sistemi di videosorveglianza: quelli che riportano solo il D.lgs. n. 196 del 2003 sono da sostituire.

Tra l’altro, oggi avere solo la segnaletica non è sufficiente: è importante e necessario che vengano riportati i riferimenti al GDPR., gli adeguamenti e gli aggiornamenti alle recenti ed ultime disposizioni normative.

Tra le principali e fondamentali novità suggertite dalle linee guide 3/2019, che ritengo veramente innovative ed utilissime, troviamo l’utilizzo del richiamo al collegamento tramite link web, per quanto riguarda l’informativa completa e dettagliata, ma soprattutto la grande novità rappresentata dall’impiego e dall’adozione del QR Code che, attraverso gli smartphone, consente di accedere in maniera rapida e completa a tutte le informazioni sul sistema di videosorveglianza e anche di più.

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