DATA PROTECTION

Quando OdV e DPO causano un data breach: esempi concreti e misure preventive

Il GDPR sottolinea l’importanza per i titolari del trattamento di predisporre procedure specifiche per affrontare le violazioni di dati personali (data breach). In tale quadro, seppure appaia improbabile, è possibile che all’interno della complessa realtà aziendale l’OdV o addirittura il DPO causino un data breach. Attraverso esempi concreti, illustriamo l’importanza di adottare un approccio proattivo, mantenendo la conformità normativa e approfondendo il tema delle conseguenze di un tale evento

Pubblicato il 27 Feb 2024

Giuseppe Alverone

Consulente e formatore Privacy. DPO certificato UNI 11697:2017

Monica Perego

Consulente, Formatore Privacy & DPO

Gestire comunicazione data breach guida pratica

Seppure sia improbabile, è certamente possibile che un data breach venga causato dall’OdV o addirittura dal DPO. Non è quindi peregrina l’idea di prevedere all’interno della specifica procedura anche gli adempimenti da porre in essere nel caso in cui l’OdV o addirittura il DPO si renda responsabile di un data breach.

D’altra parte, l’art. 33 del GDPR non specifica l’entità che può causare un data breach che, quindi, può, naturalmente, essere determinato anche dal DPO e OdV.

Ricordiamo che, secondo quanto stabilito nel Considerando 87 del GDPR, è auspicabile che ogni titolare del trattamento predisponga una specifica procedura per:

  1. stabilire immediatamente se c’è stata violazione dei dati personali (data breach);
  2. informare tempestivamente l’autorità di controllo e l’interessato.

In effetti, una specifica procedura, predisposta proattivamente, consentirebbe al titolare del trattamento di dotarsi della capacità di:

  1. prevenire un data breach;
  2. reagire nel caso in cui il data breach comunque si verifichi, rilevando, gestendo e segnalando la violazione dei dati in modo tempestivo.

Il DPO deve comunicare all’OdV un data breach? Esempi, casi e riflessioni

Dati personali trattati da DPO e ODV

Per le attività in capo al DPO e all’OdV il volume di dati personali trattati è relativamente ridotto. Tali dati infatti possono derivare da:

  1. analisi di documenti;
  2. attività di audit/controllo/ispezione;
  3. interviste;
  4. provvedimenti disciplinari;
  5. eventi specifici – di norma – critici come data breach o esiti critici a seguito di ispezioni di soggetti terzi quali organi preposti ai controlli.

Un esempio concreto può ritrovarsi nel DPO che acquisisce, nell’ambito dei flussi a lui destinati, il provvedimento disciplinare irrogato ad un collaboratore inadempiente per avere scaricato un software dalla rete aziendale, venendo meno al regolamento interno.

Il data breach causato dal DPO: esempi concreti

Il GDPR, seppur non preveda specificamente la possibilità che un DPO possa causare un data breach[1], stabilisce comunque le condizioni per evitarlo.

Infatti, al paragrafo 2 dell’art. 39 prevede testualmente che nell’eseguire i propri compiti, lo stesso DPO, deve considerare debitamente i rischi inerenti al trattamento, tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del medesimo.

Inoltre, il DPO, come specificato nel paragrafo 5 dell’art. 37 è individuato anche sulla base delle “… delle qualità professionali, in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39”; ciò implica, almeno in via teorica, che il DPO dovrebbe in completa autonomia, mettere in atto efficaci misure per proteggere i dati dell’organizzazione di cui è in possesso.

Come potrebbe avvenire

Ora, considerando le citate fonti di trattamento di dati personali si pensi al caso in cui il DPO lasci incustodito, nella propria postazione di lavoro, il provvedimento disciplinare, di cui al precedente esempio, che venga visionato, fotografato o acquisito da persone malintenzionate.

Misure da prevedere nella procedura di gestione del data breach

Il titolare del trattamento deve disporre di una procedura di gestione del data breach che consenta di fornire una risposta rapida ed efficace.

Altre misure

Oltre a quanto previsto dalla procedura per la gestione dell’evento, dovrebbero anche essere sottoposte a un riesame le competenze del DPO e le pratiche per garantire una gestione più diligente dei dati da parte dello stesso DPO.

Potrebbe anche essere anche valutato l’esonero dal suo ruolo per gravi inadempienze.

Il data breach causato dall’OdV

Secondo quanto chiarito dal Garante della Privacy con nota n. 17347 del 12 maggio 2020, i membri dell’OdV rivestono il ruolo privacy di “autorizzati al trattamento”.

In questa veste sono chiamati a trattare i dati personali entro l’ambito di operatività definito dall’Ente, quale titolare del trattamento, in applicazione della misura di sicurezza stabilita dall’art. 32 paragrafo 4 del GDPR.

Come potrebbe avvenire

Un esempio concreto è costituito dal caso in cui, durante un audit, un membro dell’OdV mentre si sposta tra gli uffici dell’azienda, smarrisce una chiavetta USB contenente dati personali sensibili.

Peraltro, lo stesso dispositivo non è adeguatamente protetto da misure di sicurezza, come, ad esempio, la crittografia, prescritta, peraltro, dalle regole aziendali che permettono l’uso di tali dispositivi solo se dotati della funzione di criptazione.

Misure da prevedere nella procedura di gestione del data breach

Per i membri dell’OdV, nominati come “autorizzati al trattamento”, valgono le stesse misure richieste per gli autorizzati e quindi atto di designazione, informazione e formazione.

La gestione di un data breach causato da un membro dell’OdV richiede una combinazione di preparazione, prevenzione e risposta. Così, prima di affrontare qualsiasi emergenza, in linea con la procedura aziendale per la gestione di tali eventi, è essenziale condurre un’analisi del rischio specifica per identificare le vulnerabilità connesse alle attività dell’OdV. Poi per una adeguata gestione dei rischi occorre considerare i potenziali errori umani, le procedure obsolete e le minacce esterne.

Deve essere anche previsto lo sviluppo di uno specifico piano di risposta all’incidente. Questo piano dovrebbe delineare chiaramente le responsabilità, le fasi di risposta, la notifica all’autorità di controllo, la comunicazione agli interessati, garantendo una gestione rapida ed efficace dell’incidente.

Altre misure

In questo caso, valgono le stesse considerazioni nel caso di evento originato dal DPO.

Conseguenze di un data breach causato dall’OdV o dal DPO

Quando un data breach è causato da un DPO o da un membro dell’OdV emergono dubbi e domande rilevanti circa le responsabilità e le sanzioni applicabili. Nel silenzio normativo è necessario fare anche delle riflessioni che aiutino a comprendere chi è esposto alla possibilità di ricevere sanzioni da parte dell’Autorità di controllo.

Orbene, si consideri che mentre l’OdV riveste il ruolo privacy di “autorizzato al trattamento”, il DPO è una entità “autonoma” che assiste il titolare nella gestione di tutti i rischi inerenti ai trattamenti eseguiti. E tale entità secondo il GDPR[2] non riceve alcuna istruzione per quanto riguardo l’esecuzione dei suoi compiti né può essere rimosso o penalizzato dal titolare o dal responsabile del trattamento per l’adempimento degli stessi compiti.

In tale quadro, appare con una certa chiarezza che l’autorità di controllo, nel caso in cui, in esito ad un data breach, accerti la sussistenza di una “non conformità” al GDPR andrà comunque a sanzionare il titolare sia nel caso in cui l’incidente sia stato causato dall’OdV sia nell’ipotesi che la violazione sia stata determinata dal DPO.

Conclusioni

Affrontare un data breach causato da un DPO o un OdV richiede comunque, come in tutti i casi possibili, una risposta rapida e mirata.

Gli esempi concreti che sono stati presentati dimostrano che, anche in situazioni apparentemente improbabili, è essenziale prepararsi adeguatamente.

Solo attraverso una gestione efficace e trasparente di queste situazioni, le aziende possono non solo preservare la conformità normativa ma anche rafforzare la fiducia degli interessati, consolidando la propria reputazione nel panorama digitale.

 

NOTE

  1. L’art. 33 esordisce al paragrafo 1 “in caso di violazione dei dati personali, il titolare…” non fornendo, quindi, alcun limite a chi potrebbe essere l’agente di minaccia che ha provocato l’evento (persona fisica, infrastruttura, evento naturale).

  2. Art.38/3 del GDPR.

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