LA GUIDA PRATICA

Formazione ai dipendenti su privacy e cyber security: come renderla piacevole ed efficace

La formazione in sicurezza informatica è diventata uno dei pilastri imprescindibili della strategia cyber security. Per essere efficace, però, deve essere presentata in maniera gradevole, magari con tecniche “gaming” e adatta al livello di preparazione dell’audience. Ecco alcune utili best practice

Pubblicato il 15 Mag 2023

Marco Gentilini

Consulente Privacy & DPO, marketing & software IT

Formazione privacy e cyber security come farla bene

È ormai opinione diffusa e consolidata che le vulnerabilità maggiori in tema di sicurezza informatica provengono dall’interno e che la formazione ai dipendenti sia una delle misure più efficaci per ridurre i rischi di phishing, malware e ransomware: rimane, però, il problema di come rendere questa materia, così tecnica, più coinvolgente ed interessante.

Da recenti indagini condotte negli Stati Uniti e nel Regno Unito è emerso che il 64% dei dipendenti che partecipano ai corsi in materia di sicurezza informatica mantiene un livello di attenzione molto basso e ben il 36% ritiene questi temi noiosi.

I dati emersi sono confermati dal fatto che il 30% degli intervistati non ha una mansione strettamente legata alla sicurezza informatica aziendale e il 45% non è informato su come e a chi riferirsi in caso di incidente informatico.

La formazione alla cyber security è un investimento che ritorna

Come rendere la formazione più interessante

Da quando è entrato in vigore il GDPR, che ribadisce la necessità di fornire adeguata istruzione e formazione al personale che tratta dati personali, la formazione sulla protezione dei dati è diventata praticamente requisito essenziale per dimostrare la propria compliance alle normative privacy.

Da consulente privacy mi sono trovato, soprattutto all’inizio, ad affrontare corsi aziendali di formazione GDPR in qualità di docente dove i dirigenti ai vertici aziendali erano quasi sempre assenti “ingiustificati” e i presenti in aula cominciavano dopo nemmeno un’ora a uscire ed entrare dalla sala con le scuse più disparate.

Mi sono chiesto allora come potevo fare per rendere più interessanti queste materie suscitando curiosità e aumentando il coinvolgimento.

Il “trucco” sta nell’usare un linguaggio semplice, effettuare test pratici di verifica e ricorrere alla tecnica della gamification per rendere le lezioni più interessanti e attraenti.

Semplificare il linguaggio e i termini tecnici

Parlando di GDPR e sicurezza informatica il rischio maggiore in cui si può incorrere è quello di parlare in “legalese” per quanto riguarda la materia giuridica e in “informatichese” quando si trattano i temi della cyber security.

Eliminare e ridurre il più possibile i termini giuridici e informatici, esprimendoli magari con concetti più comuni e comprensibili, magari facendo esempi, usando parafrasi o tecniche di “Storytelling” aiuta molto a ridurre le barriere fra il docente e chi lo ascolta.

Introdurre mini-test durante le sessioni e un test finale

Nella mia personale esperienza ho notato che l’introduzione di mini-test da porre durante il corso a intervalli regolari è molto efficace e produce diversi vantaggi:

  1. tiene alta l’attenzione, in quanto i partecipanti sono obbligati a distogliersi dal torpore per rispondere;
  2. permette di fare delle verifiche sull’apprendimento e poter eventualmente tornare indietro per riprendere argomenti poco chiari;
  3. è un’attività preparatoria per il test finale anticipando quesiti simili a quelli che verranno posti.

Con un uso oculato delle animazioni di PowerPoint si possono ottenere dei mini-test gradevoli e veloci, senza dover ricorrere a materiale cartaceo impegnativo da produrre e gestire nonché poco interattivo.

Il test finale dovrebbe sempre essere previsto nel percorso formativo e dovrebbe essere preannunciato all’inizio del corso indicando anche le modalità con cui si svolgerà e i criteri di assegnazione dei punteggi.

Ovviamente, l’obiettivo di questo test non sarà promuovere o bocciare qualcuno, bensì quello di testare il grado di assimilazione raggiunto ma, anche quello di stimolare preventivamente l’attenzione, visto che ci sarà poi una valutazione.

Visti i tempi sempre ristretti che vengono concessi dalle aziende per questo tipo di attività, ho preferito abbandonare l’esecuzione del test finale alla fine del corso per riservare più tempo possibile all’attività formativa anche se, la correzione dei compiti in gruppo è sempre un’attività che può essere molto proficua nonché anche divertente.

Ho quindi scelto una modalità on-line, tramite i moduli di Google, con domande a risposte multiple (minimo 20) a correzione automatica.

Adottare tecniche di “gamification”

Ultimamente va molto di moda nel mondo della formazione, in particolare nel Team Building, parlare di “gamification”, ovvero fare attività formative suddividendo i partecipanti in gruppi che si sfidano e competono tra loro.

Le tecniche di gamification fanno leva sulla socialità e la competizione, elementi sempre stimolanti quando ci si trova a lavorare in gruppo con in più l’ingrediente del gioco che contribuisce ad alleggerire l’atmosfera e a rendere più interattive le persone.

Personalmente ho partecipato a diversi corsi svolti in questa maniera e devo dire che il grado di partecipazione e coinvolgimento che si ottiene è veramente prodigioso.

Ho quindi deciso di introdurre anch’io nei miei corsi alcuni mini-test condotti in modalità “game” come, ad esempio, la simulazione di un Incidente Informatico dove, i partecipanti vengono suddivisi in gruppi ed ogni gruppo rappresenta le varie funzioni essenziali che solitamente vengono coinvolte in un data breach.

Ogni gruppo, che avrà nominato un capogruppo, rappresenterà quindi:

  1. il titolare del trattamento;
  2. il/i responsabili esterni;
  3. il referente privacy;
  4. l’autorizzato;
  5. il DPO;
  6. l’amministratore di sistema;
  7. il Garante Privacy;
  8. l’Interessato;
  9. … e, per aggiungere un po’ di pepe, potete prevedere anche l’Hacker che tenta di introdursi nei sistemi dell’azienda.

Ovviamente, il tutto deve essere preceduto da una chiara spiegazione e illustrazione, anche grafica tipo work-flow, della corretta procedura di gestione data breach prevista nel modello operativo privacy (MOP), che l’azienda deve avere già predisposto prima del corso, in modo tale che sia ben chiaro chi-fa-che-cosa e che segua i corretti flussi operativi.

Introdurre infine, durante l’esercitazione, degli elementi di disturbo o cambi di scenari improvvisi non fa altro che ravvivare l’attività e alzare il livello di coinvolgimento dei partecipanti.

Usare slides chiare, gradevoli e un linguaggio user-friendly

Anche l’uso delle slides e di PowerPoint non può essere trascurato.

Troppo spesso ho visto in corsi di formazione slides assolutamente anonime, prive di elementi grafici e colorati utili a sottolineare i passaggi più importanti, magari composte solo da pagine fitte di testo in Bianco e Nero con uso abbondante e spropositato di termini tecnici o in “legalese”.

Le slides sono molto importanti per fissare i punti critici ma, per essere efficaci, devono essere redatte armonizzando testi, grafica e immagini.

Anche le terminologie utilizzate, sia dette a voce che scritte, non devono contenere troppi termini tecnici.

Ricordatevi sempre che una delle prime regole del “Public Speaking” è quella di adeguare il proprio linguaggio alla propria audience, evitando di parlare per gratificare il relatore ma per essere comprensibili al proprio pubblico.

In sintesi

  1. La formazione in sicurezza informatica è ormai diventato uno dei pilastri imprescindibili della strategia cyber security.
  2. La formazione però, per essere efficace, deve essere presentata in maniera gradevole, magari con tecniche “Gaming” e adatta al livello di preparazione dell’audience.
  3. Prevedere dei mini-test nel corso della sessione didattica e sempre un test finale aumenta il grado di attenzione, permette di verificare il grado di assimilazione e serve a dimostrare il grado di compliance dell’azienda.

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