Oggi più che mai, la continuità operativa deve essere considerata parte integrante della strategia aziendale. È evidente, quindi, che in questo scenario il corretto funzionamento della posta elettronica gioca un ruolo fondamentale, perché le e-mail costituiscono il principale canale di comunicazione dell’azienda sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione.
L’obiettivo, dunque, è garantire una comunicazione via e-mail efficace anche di fronte ad una perdita di dati o a un periodo di inattività, occorre combinare strategicamente un piano di disaster recovery tempestivo, una soluzione per la continuità operativa che non dipenda dal sistema aziendale e servizi di sicurezza e-mail affidabili.
Secondo l’Allianz Risk Barometer 2022, negli ultimi anni gli incidenti informatici sono cresciuti a tal punto da diventare di gran lunga il maggior rischio commerciale per le aziende: non appena i sistemi IT cessano di funzionare, i processi aziendali essenziali si bloccano.
A seconda dell’area di business colpita, dell’intensità e della durata dell’interruzione, inoltre, il costo di tali inceppi operativi può raggiungere rapidamente i milioni di euro. Diventa allora fondamentale per le imprese dotarsi di soluzioni di e-mail continuity che permettono alle aziende e ai loro dipendenti di continuare a comunicare in modo produttivo, anche se l’infrastruttura di posta elettronica non risulta disponibile.
Ecco alcuni punti da tenere presenti quando si parla di continuità delle mail.
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Non esiste alcuna protezione totale contro le interruzioni
Poiché la sicurezza al 100% non può mai essere garantita in modo completo, la gestione della continuità operativa o, in questo caso, la pianificazione delle operazioni IT in tempi di crisi è fondamentale per qualsiasi azienda.
Di solito, ciò avviene tramite sistemi di failover, che vengono impiegati in situazioni di emergenza per garantire che le aziende possano continuare a operare anche durante un’interruzione del business.
È fondamentale avere a disposizione questo tipo di soluzione per la posta elettronica, il primo canale di comunicazione, per assicurarsi che i processi critici per l’azienda, come l’elaborazione tempestiva degli ordini in arrivo, l’approvvigionamento e la fatturazione, possano essere gestiti correttamente anche in caso di emergenza.
Supporto immediato dai sistemi di continuità delle e-mail
Con una soluzione di failover all’avanguardia, le aziende mantengono la loro produttività anche quando la propria infrastruttura di posta elettronica cede a causa di incidenti di sicurezza o di interruzioni del server o del cloud.
Come funziona? Quando si verifica l’emergenza, il servizio reindirizza le e-mail dell’azienda verso un server esterno, separato dal sistema di posta elettronica dell’azienda e idealmente indipendente dai grandi fornitori di servizi di posta elettronica, assicurando che l’azienda possa continuare a comunicare senza problemi con partner, clienti e colleghi.
Ma a cosa devono prestare particolare attenzione le aziende quando scelgono un servizio di continuità della posta elettronica?
I punti da valutare per la continuità delle mail
Innanzitutto, le aziende devono specificare in anticipo nei loro piani di disaster recovery se il servizio di emergenza deve essere attivato automaticamente o manualmente.
Inoltre, è importante chiarire in anticipo quale canale verrà utilizzato per comunicare le credenziali delle caselle di posta elettronica ai dipendenti. Spesso, le interruzioni non riguardano solo il servizio di posta elettronica in questione, ma è probabile che si ripercuotano anche su altre piattaforme e portali che l’azienda utilizza per comunicare con il proprio personale.
Attraverso una comunicazione interna continua, immune da potenziali emergenze, le aziende si assicurano che i loro dipendenti ricevano tutte le informazioni necessarie in tempi di crisi. Ciò include, ad esempio, come gli utenti possono accedere alle caselle di posta elettronica di continuità, se possono accedere alle loro credenziali tramite SMS o una soluzione API, e informazioni dettagliate su come è possibile effettuare il login.
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Backup proattivo al di fuori dell’infrastruttura aziendale
Quando si sceglie una soluzione di failover, le aziende devono anche considerare il fatto che il servizio funzionerà attivamente in background durante le normali operazioni e dovrà sempre essere sincronizzato con l’elenco degli indirizzi (Active Directory) dell’azienda, in modo da occuparsi dell’invio e della ricezione di tutte le e-mail senza ritardi in caso di emergenza.
Inoltre, il sistema deve essere configurato come un servizio cloud altamente sicuro al di fuori dell’infrastruttura di posta elettronica dell’azienda, per garantire che la comunicazione e-mail possa continuare senza complicazioni, anche quando tutti i sistemi abituali si guastano.
Attualmente, la maggior parte delle aziende utilizza Microsoft Exchange come server di posta elettronica, gestendolo in proprio o nel cloud di Microsoft 365. Di conseguenza, può avere senso basare una soluzione di failover su un prodotto alternativo che sia totalmente indipendente dai grandi provider di posta elettronica.
In questo modo, il servizio di emergenza continuerà a funzionare anche se il server o il provider subiscono un guasto grave o un attacco mirato, a prescindere che il servizio sia gestito in sede o nel cloud.
Una maggiore intuitività d’uso aumenta la produttività
La facilità di utilizzo del sistema di posta elettronica di emergenza è un altro aspetto fondamentale da considerare.
I moderni sistemi di continuità di posta elettronica mettono generalmente a disposizione degli utenti account di webmail già predisposti e pronti all’uso. Il portale webmail deve essere accessibile da tutte le postazioni senza alcun ostacolo tecnico e deve essere visualizzato perfettamente su dispositivi mobili come smartphone o tablet.
Per garantire che gli utenti, ad esempio nei loro uffici domestici, siano in grado di orientarsi nell’ambiente di posta elettronica non appena effettuato l’accesso, l’interfaccia utente deve essere intuitiva e funzionare fondamentalmente come i servizi di posta elettronica dei consumatori.
Oltre a questo, è possibile personalizzare ulteriormente il servizio, integrando ad esempio il design e il lettering aziendale per migliorare l’esperienza dell’utente e aumentare la produttività.
Ciò comporta anche che non è necessario effettuare alcuna attività di onboarding o di formazione preventiva sull’uso dello strumento.
In questo modo, i lavoratori sono in grado di continuare senza problemi le conversazioni via e-mail esistenti e, nonostante l’emergenza, di comunicare da subito senza interruzioni con partner, clienti e colleghi.
Garantire una protezione dei dati conforme è essenziale
Quando si gestiscono dati sensibili, è estremamente importante per le aziende che utilizzano i servizi cloud essere consapevoli della conformità alle normative locali sulla protezione dei dati.
Per questo motivo, quando si implementa un sistema di posta elettronica di emergenza, è essenziale garantire che le comunicazioni via e-mail vengano elaborate solo nei centri dati locali, in conformità con le normative e le linee guida nazionali.
L’operatore che fornisce il servizio deve essere in grado di garantire contrattualmente che le e-mail siano ospitate e processate attraverso data center ad alta disponibilità in Europa.
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Prioritario salvaguardare la comunicazione via e-mail
Per quanto riguarda le comunicazioni via e-mail che avvengono tramite i sistemi failover, ad esempio quando si lavora da casa, è necessario considerare anche altri aspetti di sicurezza.
Quando i dipendenti lavorano da remoto, i vettori di attacco si moltiplicano, soprattutto perché alcuni di loro lavorano sui loro dispositivi privati.
Per garantire una continuità aziendale affidabile in questi casi è quindi essenziale salvaguardare le comunicazioni via e-mail da attacchi di virus, phishing e spam.
Le aziende che utilizzano il servizio beneficiano di una protezione preventiva dagli attacchi e-mail comprese le minacce avanzate, il rilevamento precoce di minacce precedentemente sconosciute, processi di risposta automatizzati e ampie opzioni di monitoraggio e analisi. In questo modo gli account di posta elettronica di emergenza sono protetti in modo completo, offrendo anche altre opzioni preziose come l’archiviazione o la crittografia delle e-mail.
