L'APPROFONDIMENTO

Registrazione delle conversazioni e privacy sul luogo di lavoro: il quadro normativo

Occorre prestare sempre la massima cautela quando si parla di registrazione delle conversazioni e privacy, soprattutto quando queste avvengono sul luogo di lavoro. Cerchiamo di capire cosa dice la legge per tracciare un quadro normativo in materia di tutela dei dati personali

23 Ott 2019
M
Roberto Maraglino

Data Protection & Information Security Manager

Effettuare una registrazione delle conversazioni tra presenti, di nascosto, è lecito. Si può, quindi, nascondere un registratore nella borsa o nella tasca e azionare il tasto di registrazione mentre gli altri, all’insaputa di ciò, parlano.

È lecito a determinate condizioni e solo se si partecipa ovvero se si è fisicamente presenti alla discussione; non si può cioè lasciare il registratore acceso e andare in un’altra camera, o ancor peggio, azionare da remoto il tasto di registrazione del registratore o della telecamera.

Le persone presenti avrebbero l’illusione di essere soli e potrebbero rilevare segreti che diversamente non avrebbero rilevato.

Le registrazioni effettuate da terzi non presenti rientrano nell’ambito delle “intercettazioni” che sono attività di indagine consentite solo alla pubblica autorità (disciplinate dall’art. 266 del Codice di procedura penale), nei confronti di terzi all’oscuro dell’attività delle forze di polizia (ad esempio, le classiche microspie messe dai Carabinieri).

Anche il luogo dove avviene è importante perché è considerato lecito registrare le dichiarazioni di un’altra persona ignara, a condizione di non trovarsi all’interno della sua abitazione, residenza “o in altro luogo di privata dimora”.

In questo caso si rischierebbe di rientrare nell’ambito del reato di “interferenze illecite nella vita privata” (art. 615 bis del Codice Penale): “Chiunque, mediante l’uso di strumenti di ripresa visiva o sonora, si procura indebitamente notizie o immagini attinenti alla vita privata (…) è punito con la reclusione da sei mesi a quattro anni”.

Diverso è il caso in cui la registrazione avvenga in un luogo pubblico (ad esempio: un bar, una pubblica via, una piazza ecc.).

Ma realmente posso registrare di nascosto mentre altri parlano? Quindi potrei anche installare sul cellulare una di quelle app che registra le telefonate?

Registrare è lecito solo se la registrazione non viene divulgata o fatta ascoltare a terzi estranei e non presenti. È possibile registrare per esempio per riascoltare con calma ciò che viene detto in un incontro di lavoro o ad una lezione universitaria.

Registrazione delle conversazioni e privacy alla luce del GDPR

Il problema sorge nel momento in cui la registrazione (il file per intenderci) finisce nelle mani sbagliate; non necessariamente per volontà di chi ha registrato. È il caso, per esempio, di un file che viene sottratto (rubato) o viene ascoltato da altri e/o diffuso a terzi. Chi aveva la disponibilità del dato avrebbe dovuto garantire misure di sicurezza idonee al trattamento dei dati che trattava.

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Il timbro vocale infatti è un dato personale, al pari del contenuto della conversazione stessa, pertanto l’acquisizione presupporrebbe il rilascio di una informativa privacy e l’acquisizione del consenso ai sensi del GDPR (Regolamento UE 2016/679); un po’ come avviene oggi quando qualcuno al telefono vorrebbe registrare il cosiddetto “verbal order” mediante il quale la compagnia telefonica ci fa accettare nuove condizioni contrattuali e l’operatore al telefono ci legge l’informativa privacy.

Ma ricordiamolo: il GDPR “non si applica al trattamento di dati personali effettuato da una persona fisica nell’ambito di attività a carattere esclusivamente personale o domestico e quindi senza una connessione con un’attività commerciale o professionale”. Pertanto, non sarebbe necessaria nessuna informativa privacy o consenso ai sensi del GDPR.

Ma è pur vero che esiste un principio sancito dalla nostra Costituzione (art 15) che stabilisce che la segretezza (…) di ogni forma di comunicazione è un principio inviolabile. Anche l’art. 8 della Convenzione Europea dei Diritti dell’Uomo rimarca il principio che “ogni persona ha diritto al rispetto della propria vita privata e familiare” e non “può esservi ingerenza di una autorità pubblica a meno che tale ingerenza sia prevista dalla legge” e costituisca una misura necessaria solo per specifiche necessità (ad esempio: sicurezza nazionale, pubblica sicurezza).

Registrazione delle conversazioni sui luoghi di lavoro

Negli ambienti di lavoro tutto cambia poiché vi è una regolamentazione più ferrea e si agisce in un contesto professionale.

Da parte del datore di lavoro vi è il divieto di utilizzo di strumenti di controllo a distanza nei confronti dei dipendenti, ivi compresa la registrazione.

Relativamente invece agli impianti di videosorveglianza vi è una legislazione ad hoc che stabilisce tempi e modalità per l’installazione degli impianti che dovranno ottenere il beneplacito dei sindacati o della Direzione Territoriale del Lavoro.

Registrazione delle conversazioni sui luoghi di lavoro: il ruolo del lavoratore

In realtà, potrebbero esserci interessi superiori da tutelare. Da parte del lavoratore, per esempio, potrebbe esserci un interesse ad acquisire prove utilizzabili in giudizio contro il datore di lavoro (ad esempio, il lavoratore ritiene di essere oggetto di mobbing).

La giurisprudenza ha considerato valida la raccolta di documentazione in azienda se utilizzata per far valere un proprio diritto in giudizio; ovviamente nel solo contesto del giudizio.

Il lavoratore, pertanto, non potrà diffondere una registrazione o, peggio, pubblicarla sui social network. Il rischio è quello di incorrere nel reato di diffamazione oltre che essere licenziato dal datore di lavoro.

Il lavoratore non violerà nessun segreto né tantomeno la privacy di alcuno se la registrazione è da lui effettuata in prima persona in quanto fisicamente presente sul luogo di lavoro e se la registrazione è finalizzata ad acquisire documentazione (prove) per far valere le proprie ragioni in giudizio e nella prospettiva di tutela giurisdizionale di un diritto.

La giurisprudenza, del resto, ha più volte chiarito che la registrazione di un colloquio da parte, di chi vi partecipa, rientra senza ombra di dubbio tra le riproduzioni meccaniche ed è una prova ammissibile, sia nel processo civile che penale.

Il rischio del licenziamento

Un rischio oggettivo per il lavoratore è il licenziamento da parte del datore di lavoro che potrebbe considerare l’evento della registrazione come preclusivo di buoni rapporti all’interno dell’azienda soprattutto qualora i presunti illeciti del datore di lavoro si rivelassero infondati.

È il caso citato nella Sentenza della Cassazione n. 11322 del 10 maggio 2018: un dipendente che, nell’ambito di un procedimento disciplinare, aveva consegnato a sua difesa una chiavetta contenente registrazioni di conversazioni effettuate sul luogo di lavoro. Le registrazioni coinvolgevano altri dipendenti ed erano state effettuate ad insaputa degli stessi.

Le persone registrate non avevano saputo nulla di tali registrazioni prima di esserne informati dal direttore delle risorse umane. Il dipendente dopo la “rivelazione” delle registrazioni non viene più visto di buon grado e si viene a creare un clima di tensione e di sospetti.

La presenza del dipendente è di ostacolo al regolare funzionamento dell’attività e alla produzione e inasprisce gli animi. Vi è una obiettiva incompatibilità del dipendente con l’ambiente di lavoro. Ricorrono pertanto i presupposti di un licenziamento per un giustificato motivo oggettivo di carattere organizzativo.

L’azienda e la Corte europea dei diritti umani

Anche il datore di lavoro però potrebbe avere interesse a far valere le proprie ragioni in giudizio e, nella prospettiva di tutela giurisdizionale di un diritto, valutare la raccolta di prove (ad esempio, registrazioni/videoriprese).

Una recentissima sentenza della Corte europea dei diritti umani di Strasburgo ha affermato che il datore di lavoro può installare delle telecamere nascoste senza avvertire i lavoratori qualora abbia fondati sospetti che i dipendenti lo stiano derubando.

Nel caso analizzato, l’operazione di video sorveglianza era stata condotta per dieci giorni nel 2009 in un supermercato spagnolo che ha licenziato i lavoratori dopo averli filmati mentre rubavano all’interno del luogo di lavoro.

Il Garante per la Privacy italiano ha immediatamente sottolineato che nel caso specifico “viene confermata la necessità del principio di proporzionalità come requisito essenziale di legittimazione dei controlli in ambito lavorativo. L’installazione di telecamere nascoste sul luogo di lavoro è stata infatti ritenuta ammissibile dalla Corte solo perché (…) ricorrevano determinati presupposti: vi erano fondati e ragionevoli sospetti di furti commessi dai lavoratori ai danni del patrimonio aziendale, l’area oggetto di ripresa (peraltro aperta al pubblico) era alquanto circoscritta, le videocamere erano state in funzione per un periodo temporale limitato, non era possibile ricorrere a mezzi alternativi e le immagini captate erano state utilizzate soltanto a fini di prova dei furti commessi.

La videosorveglianza occulta è, dunque, ammessa solo in quanto extrema ratio, a fronte di “gravi illeciti” e con modalità spazio-temporali tali da limitare al massimo l’incidenza del controllo sul lavoratore. Non può dunque diventare una prassi ordinaria”.

Utilizzabilità delle registrazioni nel processo

Nel processo penale la registrazione costituisce prova documentale e pertanto è liberamente valutabile dal giudice.

Nel processo civile, invece, la sua utilizzabilità è limitata in quanto la registrazione costituisce prova documentale a meno che la parte contro cui è prodotta non la contesti (art 2712 del Codice Civile):

“Le riproduzioni fotografiche, informatiche o cinematografiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime”.

Anche la Cassazione si è più volte espressa in merito dichiarando l’utilizzabilità delle registrazioni, anche telefoniche, a condizione che la registrazione venga realizzata da un soggetto che partecipi alla conversazione.

Inoltre, ha aggiunto, affinché nel giudizio civile (ad esempio nelle cause di lavoro) si voglia disconoscere una registrazione, non è sufficiente una mera contestazione, non basta cioè eccepire genericamente che quella conversazione non sia mai avvenuta o che le voci registrate non corrispondano alle parti in causa.

Il disconoscimento deve essere “chiaro, circostanziato ed esplicito e concretizzarsi nell’allegazione di elementi attestanti la non corrispondenza tra realtà fattuale e realtà riprodotta” (Sent. Cass. n. 9526/2010 e n. 1250/2018).

Solo in tal caso tale documentazione non potrà essere utilizzata come prova ma diventerà una mera presunzione semplice, dovrà quindi essere avvalorata da ulteriori elementi, anche indiziari.

In sintesi

Posso registrare una conversazione o videoregistrare un incontro al quale partecipo. Posso farlo se la conversazione non avviene in una dimora privata ed ho necessità di acquisire prove da utilizzare in giudizio.

Dovrò adottare idonee cautele rispettando il principio di proporzionalità. Il “trattamento dei dati personali, ammesso di norma in presenza del consenso dell’interessato, può essere eseguito anche in assenza di tale consenso, se è volto a far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o per svolgere le investigazioni difensive previste dalla legge, e ciò a condizione che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento”.

Ovviamente non posso divulgare tali registrazioni a terzi né tantomeno pubblicare le registrazioni o videoregistrazioni sui social network.

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