L'APPROCCIO CORRETTO

GDPR e sistemi di messaggistica: regole di compliance per un corretto trattamento dei dati personali

Parlando di GDPR e sistemi di messaggistica come WhatsApp o il fax, è utile chiarire che non ci sono strumenti in assoluto “non in compliance” alla normativa a tutela dei dati personali ma esistono approcci sbagliati o non corretti al loro trattamento. Analizziamoli facendo alcuni esempi pratici

31 Gen 2020
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Riflettendo e leggendo l’altrui opinione sui moltissimi argomenti impattati dal GDPR, mi rendo conto che spesso avanzano convinzioni magari suffragate da esperienza pratica ma spesso attribuite, in modo errato, alla lettera del Regolamento UE 2016/679 : tra queste rientra a buon titolo la demonizzazione del fax, di WhatsApp e dei sistemi di messaggistica in generale.

Il fax dovrebbe essere estromesso da qualsiasi procedura ufficiale, in quanto scomodo e obsoleto ma non per questo “anti-GDPR”, anzi per certi versi è uno strumento più affidabile della posta elettronica.

Mentre per i sistemi di messaggistica istantanea, il discorso è diverso: essi variano tecnicamente l’uno dall’altro, ci sono alcuni sistemi che esistono in versione normale e in versione business, che cancellano i messaggi dopo pochi istanti dalla loro visualizzazione, che trasmettono su canali cifrati.

In ogni caso, i problemi legati a questi sistemi sono spesso affrontati in modo parziale e fuorviante.

GDPR e sistemi di messaggistica: il trattamento dei dati

Prima ancora di affrontare le caratteristiche tecniche di un sistema (cifratura end-to-end, cancellazione dei messaggi una volta letti ecc.), occorre mettere a fuoco alcuni capisaldi di ogni sistema di gestione delle informazioni (non solo quelle personali): l’organizzazione, la sistematizzazione dei processi e la possibilità di censire/inventariare e archiviare le informazioni trattate, di poterle recuperare e di poterle cancellare.

Per una corretta applicazione del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) il titolare del trattamento/responsabile del trattamento non può prescindere dall’analisi dei rischi, dalla programmazione e dalla valutazione dei trattamenti sin dalla loro nascita (c.d. data protection by default), nonché dalla responsabilizzazione dei soggetti che partecipano al trattamento (titolari, contitolari, responsabili, autorizzati).

Proviamo ad applicare quanto detto a un caso pratico, ad esempio al rapporto medico-paziente.

Un medico, per applicare correttamente il GDPR dovrà studiare la propria interazione con il paziente e valutare come dialogare con questo, come ricevere, memorizzare e archiviare le informazioni ricevute e come informare il paziente del trattamento, raccogliendo, laddove necessario, un consenso libero, specifico, informato e inequivocabile.

Usare il sistema di messaggistica, il fax o altro è una scelta che si colloca a valle di altre sovraordinate.

È vero che molti trattamenti vengono condotti da sempre nello stesso modo e non sarà certo la normativa in materia di protezione dei dati a imporre il loro mutamento, tuttavia è l’approccio al trattamento dei dati che è cambiato così come è cambiata la modalità per perseguire la compliance alla normativa di settore.

Un medico ha sempre interagito con i pazienti, ha sempre scambiato documentazione e sempre trattato dati anagrafici e dati di salute.

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Oggi però i sistemi sono evoluti, non serve più andare fisicamente dal medico (non sempre per lo meno) e la gestione cartacea delle informazioni è cambiata, per certi versi diminuita.

La “dematerializzazione” del trattamento ha agevolato alcuni processi ma anche reso più difficile avere evidenza di certi concetti come quello di “archivio” o quello di “inventario”.

Inoltre, la carta ha spesso rappresentato un ostacolo all’anamnesi del paziente in quanto i supporti fisici con prescrizioni, referti e reperti, sono spesso oggetto di smarrimento ad opera delle persone (i pazienti n.d.r.) e sono ugualmente soggette a smarrimento/corruzione/distruzione anche nello studio del medico.

Oggi nella maggior parte delle strutture sanitarie, dalla più elementare (lo studio di un singolo medico) in poi (strutture ospedaliere ecc.), il trattamento è sia cartaceo che elettronico.

Ancora meglio, spesso nei piccoli studi medici, il trattamento cartaceo è ridotto all’osso, perché il paziente porta i referti, il medico li legge e li restituisce, annotandosi le informazioni rilevanti su un registro cartaceo o in un sistema gestionale.

Ma è per questo che i sistemi di messaggistica sono tanto critici, perché nel rapporto con i medici di medicina generale (c.d. MMG), per rimanere nell’ambito del nostro esempio, l’interazione si è ulteriormente “rarefatta”: una chiamata, una richiesta di supporto e, magari, un consiglio a voce sul prodotto da utilizzare oppure un messaggino, l’invio di un referto fotografato in modo approssimativo, un pronunciamento del professionista.

Come facciamo, in questo quadro a dire quali informazioni sono state trattate? Come possiamo documentarne lo scambio?

GDPR e sistemi di messaggistica: approccio corretto alla data protection

Teniamo presente che molti sistemi di messaggistica consentono di cancellare il messaggio dall’altrui device, ciò complica ulteriormente la gestione delle informazioni.

Quindi come primo consiglio dico ai medici di smetterla di somministrare l’informativa dicendo “questa legge sulla privacy ci costringe malgrado siamo già tenuti al segreto professionale” perché è segno che non sanno che la protezione dei dati non è solo riservatezza ma è anche integrità e disponibilità del dato, è controllo sulle informazioni trattate.

Questo approccio consentirà di pensare che se scambiamo informazioni in modo destrutturato, con un servizio di messaggistica ad uso privato, creiamo un archivio di informazioni non gestibile e di cui non conosciamo neanche il contenuto con precisione in quanto il sistema non è idoneo né a una corretta archiviazione né ad un agevole recupero delle informazioni.

Secondo consiglio è di pensare che il dato deve essere scambiato in modo sicuro e perché un dato sia sicuro deve essere sicuro il punto di partenza, il canale di trasmissione e il punto di arrivo.

Dunque, per considerare adeguata, in termini di sicurezza dei dati, un’applicazione, non basta che gli sviluppatori ci dicano che la comunicazione è cifrata end-to-end in quanto questo impedisce solamente che le informazioni vengano lette da terzi durante la trasmissione.

Nell’ambito delle applicazioni di messaggistica utilizzate sugli smartphone, esiste la possibilità concreta che, ad esempio, del codice malizioso consenta a terzi di sottrarre e, perché no, manipolare le informazioni trasmesse, specie se sono trasmesse in forma documentale (è stata scoperta una vulnerabilità di WhatsApp a causa della quale può essere condotta questa manipolazione).

Altro punto di debolezza di questi sistemi sono gli strumenti utilizzati per inviare e ricevere i messaggi ovvero gli smartphone e i device che partecipano alla trasmissione dell’informazione in quanto il mittente (ad esempio il paziente) e il ricevente (in questo caso il medico) non hanno un terminale sottoposto ad alcun controllo.

Se nel caso del paziente poco si può fare per renderlo più sicuro, certamente è opportuno che il medico e i suoi collaboratori si impongano un decalogo di regole per rendere il terminale meno vulnerabile, ad esempio evitando di ottenere i c.d. “permessi di root”, evitando di utilizzare le c.d. “ROM cucinate” o evitando che questo vada in mano a terzi che possono (i) accedere abusivamente ai suoi contenuti oppure (ii) manipolarlo in modo da diminuire il livello di sicurezza dello stesso.

Conclusioni

La sintesi di quanto detto è che il singolo mezzo non è catalogabile come in compliance o meno al GDPR, ma è il mezzo nell’ambito del processo di trattamento che i dati personali subiscono che diventa più o meno critico.

Questo prima ancora di entrare nel merito delle caratteristiche peculiari del mezzo che, nel caso del fax saranno con tutta evidenza riconducibili alla scarsa tracciabilità di cosa succede all’informazione una volta che il fax viene stampato e dove viene stampato oppure, nel caso del sistema di messaggistica, alla estrema facilità di inoltro delle informazioni, alla facilità con cui si può accedere al terminale del mittente o del destinatario, all’impossibilità di gestire le informazioni in esso residenti.

Concludendo, non ci sono strumenti in assoluto “non in compliance” alla normativa a tutela dei dati personali ma esistono approcci sbagliati o non corretti al trattamento.

Di converso esistono sistemi di messaggistica che ovviano alle problematiche analizzate e forniscono soluzione ai molteplici adempimenti richiesti dal GDPR.

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Si pensi, ad esempio, a una piattaforma che gestisca le informazioni trattate in modo sicuro, che consenta l’accesso alla stessa solamente tramite un’identificazione forte dell’utente, che cataloghi le informazioni per consentirne il censimento, la gestione, la cancellazione, che rappresenti un perimetro sicuro nel quale il dato è leggibile in modo selettivo, solamente al soggetto interessato e al professionista autorizzato, che cifri le informazioni e le salvi in modo ridondato in “ambienti” sicuri, proteggendole da smarrimento, corruzione, sottrazione e perdita di riservatezza.

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