LA GUIDA PRATICA

BYOD e GDPR, regole di conformità per un corretto trattamento dei dati personali

Le aziende che adottano policy di tipo BYOD per consentire ai dipendenti di usare dispositivi personali nel posto di lavoro devono effettuare un’analisi accurata in termini di impatti privacy e di bilanciamento delle misure idonee in materia di protezione dei dati personali. Ecco le regole pratiche per la conformità al GDPR

14 Nov 2019
Diego Padovan

GM @DPOCC, CISM (ISACA), CIPP/E (IAPP) & CDP (TÜV)

Sono sempre più numerose le realtà aziendali che favoriscono l’utilizzo dei dispositivi personali nel posto di lavoro e che quindi si trovano a dover rendere conformi le proprie policy interne di tipo BYOD (Bring Your Own Device, letteralmente: porta il tuo dispositivo) conformi al GDPR.

BYOD e GDPR: le implicazioni per la privacy

Il BYOD consente all’azienda di autorizzare la gestione e l’accesso ai dati aziendali, da remoto, ai propri dipendenti che utilizzano, ad esempio, uno smartphone, sia per risparmiare i costi relativi alle dotazioni informatiche, di manutenzione e aggiornamento, sia per fornire all’utente la possibilità di avere uno strumento di lavoro, che ovviamente conosce già, senza dover apprendere l’utilizzo di un nuovo sistema operativo o dei relativi applicativi.

WHITEPAPER
Perché impostare una strategia di manutenzione dei server?
Datacenter
Sicurezza

Il BYOD è dunque un modello di interazione dipendente-azienda che prevede l’utilizzo di informazioni anche personali, o comunque la condivisione di uno strumento che nasce prevalentemente come dispositivo privato e poi promiscuo, ovvero contenente sia informazioni private sia aziendali.

Nasce da ciò l’esigenza per il datore di lavoro di tutelare e di controllare le informazioni aziendali e parimenti da parte del dipendente di tutelare ciò che nel dispositivo attiene alla sfera più intima e disgiunta dalla attività lavorativa.

BYOD e GDPR: le regole per la conformità normativa

Pertanto, il datore di lavoro che opterà per il BYOD dovrà considerare almeno 5 punti essenziali per non incorrere in errori grossolani in termini di conformità GDPR.

  1. Il BYOD implica un trattamento di dati personali che deve essere sempre previsto nel rapporto azienda-dipendente. L’azienda rimane controller delle informazioni raccolte e trattate relativamente al device del dipendente, pertanto, in ambito privacy, prima di avviare un programma BYOD è bene che sia analizzata l’introduzione del nuovo “strumento” in termini di rischi per la privacy degli interessati e che siano individuati, nel caso necessario, dei rimedi da porre in essere prima del trattamento.
    Giova ricordare che l’attività di analisi del rischio ai fini del GDPR è un processo continuo e che non segue tanto le logiche di evoluzione della struttura aziendale quanto quelle legate al trattamento.
    L’introduzione del BYOD si configura come un nuovo trattamento, soprattutto se si considera l’impiego di nuove tecnologie, pertanto non può prescindere da un suo esame approfondito in relazione al rischio privacy sottostante, anche se l’azienda può sembrare immutata sotto tutti gli “altri” punti di vista.
  2. Prevedere un’informativa chiara e dettagliata, così come previsto dall’art 13 del GDPR, che includa una o più basi legali tra quelle previste dall’art. 6 del GDPR a seconda delle finalità che si intendono perseguire.
    In aggiunta alla dovuta trasparenza, in riferimento alle finalità di trattamento, si consiglia di effettuare le opportune considerazioni in caso di coinvolgimento di cloud providers in una o più operazioni di trattamento.
    A tal proposito si richiama l’interessante pubblicazione dell’Autorità irlandese per la protezione dei dati personali Guidance for Organisations Engaging Cloud Service Providers, recentemente aggiornata proprio in funzione dell’esperienza che il mercato sta maturando in merito all’applicazione del GDPR in ambito cloud ed in cui sono forniti molti spunti interessanti per la conformità al Regolamento stesso.
    Con questo documento l’Autorità irlandese pone l’accento sul principio di trasparenza, ovvero sulla necessità di rendere edotti gli interessati in caso di coinvolgimento di fornitori di servizi cloud da parte del titolare o del responsabile del trattamento in una qualsiasi delle operazioni di trattamento che lo riguardano.
  3. Il BYOD pone inoltre, in capo all’azienda, la necessità di gestire il rischio relativo all’utilizzo quotidiano del device da parte del dipendente, incluso ad esempio quello relativo alla violazione dei dati personali (il cosiddetto data breach), che può comportare per l’azienda sanzioni e ripercussioni negative nel rapporto con i clienti.
    Pertanto, è necessario adottare una policy aziendale che spieghi ai dipendenti “come” poter utilizzare il BYOD in azienda (e fuori di essa) e quali sono i rischi e le sanzioni relative ad un utilizzo improprio dei device messi a disposizione.
    Merita attenzione la diffusa pratica di consentire l’utilizzo c.d. promiscuo dei device aziendali, con particolare riferimento agli smartphone o tablet, proprio perché aumenta il rischio di data breach. Perciò si rende necessario l’avvio di un delicato processo di bilanciamento tra i diritti degli interessati e quello dei dipendenti, nonché con la necessità di tutelare il patrimonio aziendale.
  4. Sempre in merito alla gestione del rischio legato alle operazioni di trattamento, l’azienda dovrà prevedere “come e dove” le informazioni saranno conservate e tutelate (scoraggiando ad esempio l’utilizzo di tool gratuiti di backup online da parte del dipendente) e mettere a punto, tra le politiche di sicurezza, una modalità di scambio sicuro dei dati tra la propria infrastruttura IT ed il device del dipendente, avendo cura di non tralasciare alcuno step di trattamento (ad esempio: raccolta, conservazione ecc.).
  5. Prevedere come intervenire nel caso di perdita o furto del device o come gestire le informazioni in caso di interruzione del rapporto di lavoro con il dipendente.
    L’azienda dovrà infatti evitare il rischio di una possibile perdita di informazioni gestite, come può accadere nel caso in cui, ad esempio, al termine del rapporto lavorativo l’ex dipendente si autorizzato a trattenere lo smartphone dato in dotazione dall’azienda.

Conclusioni

Per concludere, chiedere ai propri dipendenti di aderire ad un programma di BYOD è un passo complesso, che necessita di un’analisi accurata in termini di impatti privacy e di bilanciamento delle misure idonee di sicurezza da adottare per mitigare le fonti di rischio insite nel trattamento.

Il fattore determinante che guiderà l’analisi privacy sull’introduzione del BYOD sarà sempre l’interessato e la tutela dei suoi diritti.

Il titolare del trattamento dovrà analizzare in termini (privacy) chiari e diretti le possibili implicazioni del BYOD sia in azienda sia nella vita privata, ponendosi regolarmente, sin dalle primissime fasi di progettazione, la domanda chiave del principio di minimizzazione: “quali sono le informazioni di cui posso fare a meno?”

@RIPRODUZIONE RISERVATA

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr