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Adempimenti di compliance GDPR: cosa devono sapere le aziende

La recente decisione adottata dal Garante privacy nei confronti di un’Azienda sanitaria ha fornito utili indicazioni sulla corretta adozione di adempimenti spesso erroneamente “sottovalutati” dai titolari del trattamento. Ecco gli adempimenti e gli accorgimenti pratici da considerare per la compliance GDPR

25 Mar 2021
P
Stefano Petrussi

Avvocato, Partner Floreani Studio Legale Associato

Recentemente l’Autorità Garante è intervenuta nel contesto di un provvedimento adottato nei confronti di un’Azienda sanitaria (Provvedimento n. 278 del 17 dicembre 2020), offrendo indicazioni significative ai titolari del trattamento in merito agli adempimenti di compliance GDPR e alla corretta adozione e implementazione delle misure tecnico-organizzative di sicurezza.

Adempimenti di compliance GDPR: obblighi da non sottovalutare

In particolare, dall’intervento sopracitato del Garante italiano si possono trarre rilevanti accorgimenti da considerare attentamente nell’ambito della predisposizione degli adempimenti in materia di data protection che spesso sono erroneamente “sottovalutati” dai titolari del trattamento e, più precisamente:

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Su questi e altri adempimenti – di recente “attenzionati” dall’Autorità – i titolari del trattamento devono soffermare la massima attenzione. È bene ricordare, infatti, che, a decorrere dal 25 maggio 2018 (data di applicazione del Regolamento), in ossequio al principio di responsabilizzazione (“accountability”), i titolari del trattamento diventano i “primi controllori” di sé stessi, ovverosia della conformità dei propri trattamenti ai precetti normativi.

L’analisi del Provvedimento e i rilievi del Garante

La fattispecie presa in considerazione dall’Autorità Garante nella decisione in commento (doc. web. n. 9529527) riguardava l’accertamento dell’osservanza da parte di un’Azienda USL (di seguito, Azienda sanitaria oppure Azienda) delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento ai trattamenti delle categorie particolari di dati effettuati nell’ambito della c.d. “sanità di iniziativa”.

A seguito delle risultanze emerse dagli accertamenti concernenti le attività di trattamento di dati degli interessati che avevano aderito al modello di “sanità di iniziativa”, il Garante ravvisava la violazione da parte dell’Azienda sanitaria degli artt. 5, par. 1, lett. f), 13, 14, 28, 30, 32, 35 del Regolamento.

Alla luce delle argomentazioni difensive e della documentazione pervenuta dall’Azienda sanitaria, l’Autorità irrogava la sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 83, par. 4, lett. a) e par. 5, lett. b) del Regolamento, nella misura di centomila euro.

Misure organizzative e tecniche di sicurezza: quali insegnamenti

La questione affrontata con il Provvedimento n. 278 del 17 dicembre 2020 è significativa poiché dall’analisi delle criticità evidenziate dal Garante per quanto concerne le misure di sicurezza tecniche e organizzative di sicurezza assunte dall’Azienda USL, si possono trarre rilevanti accorgimenti pratici che le aziende devono assolutamente conoscere nell’ambito della predisposizione e implementazione degli adempimenti in materia.

L’adozione del registro delle attività di trattamento

Anzitutto, esaminando la decisione in parola, emerge che, all’atto dell’accertamento ispettivo (eseguito in data 27 novembre 2018), “l’Azienda non aveva ancora adottato, per tutti i trattamenti posti in essere dalla stessa, il registro delle attività di trattamento previsto dall’art. 30 del Regolamento, che è stato adottato solo in data 30 novembre 2018”. Il Garante ribadisce che “La tenuta del registro costituisce un elemento essenziale per il governo dei trattamenti e per l’efficace individuazione di quelli a maggior rischio. (…)” (pag. 7).

La predisposizione e l’aggiornamento del registro delle attività di trattamento cui all’art. 30 del GDPR, costituisce, infatti, uno dei principali elementi di accountability del titolare, in quanto strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione e costituendo parte integrante di un sistema trasparente di gestione dei dati.

Non solo. L’Autorità si sofferma su un ulteriore aspetto che spesso erroneamente non viene considerato dai titolari del trattamento, vale a dire che “Occorre al riguardo avere anche presente che le norme del Regolamento erano in vigore già dal 25 maggio 2016 e che i due anni intercorsi prima della loro piena applicazione dovevano servire ai titolari proprio per adeguare i trattamenti alle disposizioni del Regolamento” (pag. 7 cit.).

Il Legislatore europeo, infatti, ha “posticipato” la data di entrata in applicazione del Regolamento al 25 maggio 2018 al fine precipuo di consentire ai titolari del trattamento di implementare e adeguare i presidi e gli adempimenti al nuovo quadro normativo.

Le designazioni dei responsabili del trattamento

Ulteriori indicazioni pratiche si possono trarre dai rilievi effettuati dal Garante in ordine alla designazione del responsabile del trattamento: “2. la designazione di (…) quale responsabile del trattamento, effettuata con atto del 3 ottobre 2016 con riferimento alla complessità dei trattamenti effettati da tale Ente per conto dell’Azienda, è risultata inidonea rispetto a quanto previsto dall’art. 28 del Regolamento ma anche a quanto indicato nell’art. 29 del Codice, vigente all’epoca dell’adozione della nomina. L’atto, infatti, non indica in modo analitico i compiti attribuiti (…) in relazione ai molteplici trattamenti effettuati dall’Ente. (…)” (pag. 7-8 cit.).

Nella suddetta circostanza, l’Autorità ha confermato come la designazione del responsabile debba essere idonea e conforme rispetto ai precetti previsti dalla disciplina in materia (cfr. art. 28 del Regolamento ma anche, nella fattispecie in esame, quanto indicato nell’art. 29 del Codice della privacy, vigente all’epoca dell’adozione della nomina).

Un tanto significa che la designazione – per essere conforme alle nuove disposizioni dettate dal Regolamento – deve indicare analiticamente i compiti attribuiti al responsabile in relazione ai molteplici trattamenti effettuati per conto del titolare nonché gli elementi previsti dall’art. 28 del GDPR.

Criteri, questi, rimarcati anche dall’EDPB (Comitato europeo per la protezione dei dati) nelle Linee-guida sui concetti di Titolare e Responsabile del trattamento dei dati nel GDPR (“Guidelines 07/2020 on the concepts of controller and processor in the GDPR”) adottate lo scorso 7 settembre e oggetto di consultazione pubblica conclusasi il 19 ottobre 2020.

Implementazione delle misure di sicurezza tecnico-organizzative

Proseguendo nell’intrapresa disamina si evince che l’Azienda avrebbe dovuto mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, che possono comprendere, tra le altre, la pseudonimizzazione, la cifratura dei dati personali e misure in grado di assicurare, su base permanente, la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento.

Nel caso di specie, le modalità di trattamento accertate nel corso dell’ispezione non rispondevano ai principi e criteri di sicurezza descritti dagli artt. 5, par. 2, lett. f) e 32 del Regolamento (pag. 8 cit.).

Sul punto, occorre ribadire che le misure minime di sicurezza individuate in modo puntuale dall’Allegato B (Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza) al Codice della privacy sono state, infatti, abrogate dal D.lgs. n. 101/2018 in quanto obsolete e incompatibili con il nuovo Regolamento che impone un approccio dinamico e “responsabilizzante” da parte dei titolari del trattamento attraverso l’adozione e la revisione continua delle misure di sicurezza tecnico-organizzative adeguate al rischio.

La redazione del modello di consenso informato

Ma vi è di più. Il Garante ha poi rilevato come il modello di informativa realizzato dall’Azienda, in qualità di titolare del trattamento per le finalità di monitoraggio, valutazione e qualità dell’assistenza erogata realizzate attraverso il “Modello assistenziale “sanità di iniziativa” fosse privo di alcuni degli elementi essenziali previsti dalla disciplina vigente.

In particolare, il modello di consenso informato non contemplava alcuni degli elementi informativi richiesti dagli artt. 13 e 14 del Regolamento, quali: il periodo di conservazione dei dati personali, i diritti riconosciuti dal Regolamento agli interessati, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo e i dati di contatto dei titolari del trattamento e del responsabile della protezione dei dati (pag. 8 cit.).

Tali rilievi effettuati dall’Autorità conducono inevitabilmente a soffermare l’attenzione sull’obbligo per tutte le aziende di verificare puntualmente la conformità dei modelli di informativa sul trattamento dei dati personali in uso alle nuove categorie di informazioni richieste dagli artt. 13 e 14 del Regolamento.

L’esecuzione della valutazione di impatto sulla protezione dei dati

Da ultimo, in ragione della natura dei dati trattati e della numerosità dei soggetti interessati, il Garante ha evidenziato come il trattamento effettuato dall’Azienda nel 2018, con riferimento alla sanità di iniziativa, “rientra nei casi per i quali il titolare non può prescindere da una valutazione di impatto sulla protezione dei dati. In merito è stato tuttavia accertato che l’Azienda non aveva provveduto a effettuare la prevista valutazione di impatto ai sensi dell’art. 35 del Regolamento” (pag. 8 cit.)

In tale contesto, occorre notare, come non di rado i titolari del trattamento non considerano che l’esecuzione corretta e tempestiva della DPIA (“data protection impact assessment”) e la valutazione adeguata dei rischi elevati dei trattamenti consentirebbero di evitare proprio quelle carenze e criticità relative all’adozione di adeguate misure di sicurezza spesso sotto la lente di ingrandimento da parte dei Garanti europei (non solo quello italiano) nelle attività ispettive.

Conclusioni

Concludendo, il messaggio contenuto nel Provvedimento n. 278 del 17 dicembre 2020 è di notevole importanza perché ribadisce come i titolari del trattamento debbano dotarsi di politiche e presidi “dinamici” e sostanziali e non di meri adempimenti “statici” e formali di compliance per dimostrare la propria conformità alle disposizioni previste dal quadro normativo e, quindi, di essere accountable.

Nel nuovo framework regolatorio in materia di protezione dei dati, infatti, spetta, ai titolari – in virtù del principio di responsabilizzazione – il compito di predisporre un sistema di data governance tramite l’adozione di adeguate misure tecnico-organizzative al fine di garantire la conformità dei trattamenti che intendono effettuare al Regolamento nonché per dimostrare tale osservanza, su richiesta, alle Autorità di controllo.

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