ADEMPIMENTI PRIVACY

Rapporti di lavoro: gli errori privacy più comuni commessi dalle aziende

Sono numerosi, e anche più comuni di quanto si possa pensare, gli errori che i datori di lavoro commettono quando si parla di privacy nei rapporti di lavoro. Analizziamoli per imparare le giuste regole di accountability

11 Giu 2020
M
Roberto Maraglino

Data Protection & Information Security Manager

È abbastanza frequente, nella gestione dei rapporti di lavoro da parte delle aziende, commettere errori in termini di privacy che potrebbero comportare violazioni e sanzioni della normativa privacy. Analizziamo in dettaglio i vari ambiti in cui è più comune riscontrare errori per apprendere le necessarie regole di accountability.

Autorizzazione privacy nei curriculum

La vecchia prassi di inserire in fondo al curriculum vitae la frasetta di autorizzazione al trattamento dei dati personali, è ormai noto, non è più necessaria. A quanto pare a richiederla talvolta sono proprio i recruiter (pochi fortunatamente) di alcune aziende.

WHITEPAPER
Certificazioni GDPR: tutti i vantaggi per le organizzazioni che vi aderiscono
Legal
Privacy

L’autorizzazione in calce ai CV che siamo abituati a vedere è infatti superflua già dal lontano 2011.

Lo prevedeva espressamente già il vecchio Codice Privacy (D.lgs. 196/2003) all’art 24, comma 1 per i dati personali e all’art 26, comma 3, lett. b-bis, per i dati particolari eventualmente contenuti nel CV.

Tale semplificazione derivava da un decreto-legge del 2011, poi convertito in Legge 70/2011, che aveva introdotto anche un’altra importante semplificazione in tema di informativa da rilasciare in occasione della ricezione di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati: la cosiddetta informativa privacy “breve” che è tenuto a fornire all’interessato, anche oralmente, al momento del primo contatto successivo all’invio del curriculum.

Anche il Garante Privacy nel “Vademecum Privacy e Imprese” già nel 2013 affermava che “in base alle disposizioni del Codice Privacy, è assolutamente superfluo richiedere al candidato il consenso al trattamento dei dati personali contenuti nel curriculum”.

Informativa privacy mancante

Il datore di lavoro deve fornire una informativa privacy al candidato e al lavoratore contestualmente all’acquisizione dei suoi dati personali.

Capita, invece, di trovare form di candidatura senza informativa privacy, di leggere contratti di lavoro con generiche clausole sul trattamento dei dati personali e nessuna informativa.

Ciò che spesso viene a mancare è proprio il principio della trasparenza che, a maggior ragione nei rapporti di lavoro dove è essenziale un rapporto di reciproca fiducia, dovrebbe essere essenziale.

E così vi sono rapporti di lavoro dove manca una informativa privacy che disciplini in dettaglio tutti i trattamenti specifici che il rapporto di lavoro prevede.

Ci si trova, così, a distanza di anni, a rendersi conto che in mancanza di un’informativa privacy, o in presenza di una informativa lacunosa rilasciata molti anni prima, non si potrebbero utilizzare le foto, fare video, e in qualche caso neanche trasmettere alcuni dati dei dipendenti ai fornitori e via dicendo.

Non mancano neppure casi in cui i trattamenti straordinari di dati personali in costanza di rapporto di lavoro, a seguito per esempio di introduzione di nuove tecnologie in azienda, non vengono adeguatamente comunicati al lavoratore.

Consenso nei rapporti di lavoro

Altro errore molto comune è quello di pensare che il consenso del lavoratore possa essere una valida base giuridica per il trattamento dei suoi dati personali.

Il consenso, per definizione del GDPR (art 4), per essere valido deve essere una “manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato” e deve essere “liberamente revocabile” dallo stesso.

Pertanto, come anche ribadito dalla Opinion 2/2017 del WP29 (WP249), il consenso prestato dal lavoratore non è valido nei rapporti di lavoro in quanto non può essere considerato espressione di una volontà libera poiché il diniego “potrebbe causare allo stesso un pregiudizio reale o potenziale”. Ne tantomeno si può ritenere che il consenso sia liberamente revocabile da parte del lavoratore senza generare inevitabili preclusioni o conseguenze sul rapporto di lavoro.

Eppure, ancora oggi, tanti, troppi datori di lavoro, ritengono valido l’utilizzo del consenso per farsi autorizzare a diffondere dati, utilizzare nuove tecnologie (es. geolocalizzazione), diffondere video di dipendenti, divulgare dati di contatto personali e addirittura installare impianti di videosorveglianza.

Il consenso non può essere una valida base giuridica nei rapporti di lavoro, serve identificare un’altra base giuridica ai sensi del GDPR (art 6).

Videosorveglianza

Sembra assurdo ma ancora oggi, a distanza di molti anni dalla regolamentazione della materia, tantissimi datori di lavoro installano telecamere sui luoghi di lavoro senza tener conto dei necessari passaggi che la normativa richiede.

Nelle violazioni c’è un po’ di tutto: mancano gli accordi sindacali o i passaggi dalla Direzione Territoriale del Lavoro, talvolta mancano le informative (ad esempio: i cartelli), le immagini sono archiviate per troppi giorni, l’angolo di inquadratura è orientato sulle postazioni di lavoro e via dicendo.

Le violazioni coinvolgono perlopiù le piccole e medie imprese che talvolta non dispongono del necessario supporto di professionisti che li guidino nel favoloso mondo delle leggi e della burocrazia italiana.

Rapporti di lavoro ed errori privacy: c’è tanto da fare

Purtroppo, parlando di rapporti di lavoro ed errori privacy, c’è anche tanto altro e così da una veloce analisi delle principali cause di negoziazione dei Data Processing Agreement fra Data Controller e Data Processor (titolare e responsabile del trattamento) ci si accorge che fra le violazioni c’è un po’ di tutto.

Spiccano in particolare le procedure sui data breach: per esempio si pensa che sia sufficiente notificare al Garante Privacy una violazione dei dati entro 72 ore da quando il Controller ne ha conoscenza dal Responsabile al Trattamento, anche se tale data è successiva di giorni o mesi rispetto all’evento. E così il Responsabile ritiene, o quanto meno chiede, di essere obbligato a notificare un eventuale data breach entro (ulteriori) 72 ore o, con formule ancor più generiche (ad es. non appena possibile), entro un termine non definito. A volte poi non tutto il personale è adeguatamente sensibilizzato a segnalare un eventuale data breach.

Un altro ambito dove vi sono quasi sempre gravi lacune è l’ormai datato, e forse obsoleto, Provvedimento sugli Amministratori di Sistema. Una verifica accurata farebbe emergere le non conformità in tantissime realtà (ad es. mancano gli audit, manca l’identificazione dei requisiti di esperienza, capacità e affidabilità, sono assenti le nomine, e non sono identificati i sistemi che trattano dati dei lavoratori).

Infine, c’è il tema della formazione, una componente essenziale per chi desidera mitigare efficacemente i rischi privacy. Troppe volte si pensa che sia sufficiente un modulo e-learning uguale per tutti invece, soprattutto nelle realtà più grandi, la formazione andrebbe diversificata fra i dipendenti in relazione alla tipologia di trattamenti.

Le violazioni possono essere realmente tante e il rischio di una sanzione privacy è elevato se le aziende non dispongono di professionisti e competenze adeguate.

L’invito è quello di affidarsi a professionisti del settore (anche in outsourcing) che aiutano a mitigare i relativi rischi.

Purtroppo, infatti, l’errore più rischioso è proprio quello di affidarsi al classico “mio cugino”, il consulente che costa poco e consiglia male.

La classica frase “il mio consulente mi ha detto che non era necessario” servirà a poco in caso di ispezione dell’autorità Garante Privacy.

WHITEPAPER
Previeni i difetti di sicurezza nelle applicazioni: la soluzione in 5 punti
Sicurezza
Software
@RIPRODUZIONE RISERVATA

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr