Il processo aziendale, sinonimo di trattamento di dati personali, è un elemento essenziale per eseguire il design e l’analisi delle attività produttive e di trattamento di informazioni personali e non personali, all’interno di ogni tipo di struttura organizzativa, ancor più se complessa.
Occorre quindi conoscere a fondo cos’è il processo aziendale, come si compone, cosa lo differenzia dal progetto e dalla procedura nonché come va rappresentato e modellato.
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Cos’è il processo aziendale
Il processo è un insieme di attività interdipendenti finalizzate a un obiettivo specifico. Il suo punto di inizio è definito “input”. L’input innesca l’esecuzione di attività correlate e interdipendenti che apportano trasformazioni, aggiungendo valore allo stesso input.
Il punto di uscita/arrivo del processo è definito “output”. L’output è quindi il prodotto, il risultato di un processo che va, comunque, distinto dall’ “outcome”.
Gli output sono più orientati ai risultati immediati e misurabili mentre gli outcome sono più orientati ai cambiamenti e alle conseguenze.
I vincoli e le regole sono l’insieme di condizioni (interne o esterne) da seguire per l’esecuzione del processo al fine di raggiungere gli outputs.
Le “attività” (operazioni e decisioni) e le “fasi”
Si è detto che il processo si compone di attività interrelate e interdipendenti.
L’attività, seppure possa idealmente essere scomposta, costituisce l’elemento base del processo.
Ogni singola attività può presentarsi come una operazione su oggetti fisici o informativi o anche come una decisione di entità coinvolte nel processo.
La fase è un segmento, una parte del processo che comprende più attività e ha una propria “autonomia” in termini di input e output. Infatti, potrebbe essere vista come un autonomo processo, se non contribuisse al raggiungimento dell’output più generale del più vasto processo in cui la stessa fase è inserita.
Sulla base di quanto finora descritto un processo aziendale potrebbe essere rappresentato come nella figura seguente.
Processo, progetto, procedura
Il processo si distingue dal progetto che è finalizzato al conseguimento di uno specifico obiettivo in un tempo determinato con risorse dedicate. È unico; non è ciclico e continuativo come il processo che è regolarmente ripetuto.
Così, volendo fare un esempio concreto: la costruzione di un capannone costituisce un progetto mentre la gestione di un sistema di videosorveglianza all’interno dello stesso capannone costituisce un processo.
La procedura è invece un’implementazione del processo. È finalizzata a garantire che il processo si sviluppi in modo corretto e coerente, attraverso l’esecuzione di istruzioni specifiche su come devono essere svolte le relative attività.
La rappresentazione del processo aziendale
Il processo aziendale è molto utile per la progettazione e l’analisi delle attività di produzione di beni e servizi. La “messa a terra” di questo strumento passa attraverso la rappresentazione grafica che può efficacemente essere realizzata attraverso il diagramma di flusso (il c.d. flow chart) ed il diagramma interfunzionale.
Il diagramma di flusso
Uno strumento semplice e molto diffuso per rappresentare un processo è certamente il diagramma di flusso o flow chart mutuato dal mondo dell’informatica.
Si tratta, in sostanza, di una specie di diagramma denominato “grafo”. Questo è composto da una serie di forme geometriche denominate “nodi”. Ogni nodo rappresenta una diversa specifica attività:
- l’ellisse o il rettangolo con gli angoli smussati rappresenta l’input e l’output del processo;
- il rombo viene utilizzato per raffigurare le decisioni;
- il rettangolo indica un’attività generica.
In particolare, le linee orientate che collegano le forme geometriche che raffigurano le attività sono denominate “archi” o più precisamente, “archi orientati” poiché hanno la forma di una freccia che indica una direzione. Gli archi orientati riproducono la sequenza cronologica delle diverse attività di un processo. Vale a dire che se un arco orientato esce da un’attività ed entra in un’altra, quest’ultima viene eseguita dopo la precedente.
Di seguito viene riportato un esempio di diagramma di flusso o flow chart.
Il diagramma di flusso interfunzionale
Un altro strumento molto utile per rappresentare un processo è il diagramma di flusso interfunzionale in cui vengono incrociate le funzioni aziendali (functions) con i compiti (tasks) ottenendo le attività che appunto compongono il processo.
Di seguito un esempio di un diagramma di flusso interfunzionale.
Il diagramma di flusso interfunzionale è molto utile anche per eseguire analisi organizzative poiché consente di poter modificare/semplificare la prospettiva dell’analista consentendogli di passare dalla struttura funzionale ai processi. È così possibile vedere ed esaminare l’organizzazione come un “insieme di processi”.
In pratica, occorre:
- dapprima esaminare la struttura funzionale tipica dell’organizzazione (i.e. l’organigramma ed il funzionigramma);
- quindi identificare i processi chiave che ciascuna funzione svolge (o a cui partecipa);
- per poi identificare i processi “trasversali” (interfunzionali).
La mappatura e la modellazione del processo aziendale
I diagrammi appena esaminati sono strumenti utili all’esecuzione di analisi organizzative all’interno di tutte le imprese o le pubbliche amministrazioni.
L’esito di tali analisi potrebbe poi evidenziare la necessità di eseguire una mappatura o una modellazione dei processi aziendali.
Si tratta di ulteriori complesse attività.
La mappatura dei processi
Un’attività essenziale per misurare il livello di compliance dei processi di un’organizzazione è certamente la mappatura dei processi o process mapping che prevede l’applicazione di una metodologia rigorosa per l’identificazione dei processi aziendali.
Nella tabella seguente sono indicati in 5 passi gli adempimenti da porre in essere per eseguire una buona mappatura dei processi.
La modellazione e il coordinamento dei processi aziendali
Dopo la mappatura, i processi possono essere modellati, formalizzando in procedure i compiti e le responsabilità delle entità che sono chiamate ad eseguire le relative specifiche attività. Bisogna tenere conto che, spesso, proprio nel punto di incrocio tra una funzione aziendale/organizzativa ad un’altra, si verificano i maggiori punti di attrito nei processi.
Bisogna attribuire la necessaria autorità funzionale ad un’apposita figura manageriale (process manager o process owner), che ha il compito di coordinare tutto il processo nella sua interezza.
