L'approfondimento

Organizzazione aziendale e privacy audit: cosa fare alla luce del GDPR

Il GDPR ha portato cambiamenti nell’organizzazione e gestione delle verifiche di conformità aziendale da condurre mediante un privacy audit necessario a garantire il rispetto di tutte le regole: vediamo le norme da considerare e i passi da compiere per non sbagliare

Pubblicato il 13 Nov 2020

Luigi Sbriz

Cybersecurity & Privacy Senior Consultant

Organizzazione aziendale e privacy audit guida pratica

Nel variegato mondo delle verifiche che un’impresa attua per garantire il corretto rispetto delle normative e delle policy in tutti i suoi processi, deve trovare la giusta collocazione nell’organizzazione aziendale interna anche un privacy audit, cioè l’attività di verifica della conformità al trattamento dei dati personali rispetto ai requisiti dettati dal GDPR.

Quando parliamo di privacy pensiamo tuttora a una similitudine organizzativa con il precedente insieme di regole (Dlgs. 196/2003) ma ci sono delle differenze sostanziali ben significative.

Senza entrare nel merito di un parallelo tra i due approcci, è interessante valutare la variazione dal punto di vista dell’azienda che deve introdurre regole quali “privacy by design” oppure il diritto all’oblio.

Privacy by design in azienda

Questa non è più un mero criterio formale (es. “password minima lunga 8 caratteri”) imposto per legge che ci guida nella realizzazione del sistema di protezione dei dati personali, si deve entrare sensibilmente nel merito dei singoli processi aziendali.

In altre parole, l’organizzazione deve armonizzarsi con le risultanze della valutazione dell’impatto della privacy in azienda.

L’introduzione dell’analisi del rischio privacy, come passo iniziale obbligatorio, toglie ogni vincolo e possibilità di adottare parametri implementativi derivati dalla legge e trasferisce integralmente sotto la responsabilità del titolare ogni decisione in merito a quale sia la scelta migliore.

Da un lato abbiamo un testo di legge più snello e dall’altro una necessità di maggior responsabilizzazione e partecipazione del titolare. Può essere però poco efficace ed oneroso l’affrontare il tema di protezione del dato personale con una nuova organizzazione aziendale specifica.

L’azienda per la protezione del proprio know-how deve comunque dotarsi di un sistema di protezione dei dati aziendali (meglio in coerenza agli standard di mercato, es. ISO/IEC 27001) ed il dato personale null’altro è che un dato aziendale da proteggere.

Il dato personale è un dato che viene trattato dall’azienda sotto la responsabilità del titolare ed il rischio di una mancata conformità sulla protezione di questo dato non è accettabile per gli innegabili impatti negativi (e quindi il rischio deve essere trattato).

Organizzazione aziendale e privacy audit: informazioni PII e SPI

La scelta più conveniente è includere i requisiti del GDPR nel proprio sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS, Information Security Management System).

Nel registro delle categorie di informazioni da proteggere sarà inclusa anche la categoria PII (Personally Identifiable Information) del generico dato identificativo di un individuo e la categoria SPI (Sensitive Personal Information) del dato ritenuto nocivo quando associato ad un individuo e che richiederà una protezione decisamente superiore per evitare tale circostanza.

La categoria di informazioni PII si riferisce solo alla possibilità di identificare un individuo, direttamente o per combinazione di altri elementi. È la classica informazione che l’azienda non espone senza legittimo interesse (privacy by default) ed è classificabile come dato interno all’azienda.

L’uso della classificazione dei dati serve a razionalizzare le analisi e gli interventi di protezione attribuendoli alla classe stessa anziché ad una singola istanza dell’informazione. Di conseguenza la documentazione risulterà più compatta e leggibile e le operazioni replicabili per ciascuna istanza.

La categoria di informazioni SPI si riferisce ad informazioni che non identificano un individuo ma che associate ad un individuo potrebbero potenzialmente danneggiarlo se fossero rese pubbliche.

È classificabile internamente all’azienda come un’informazione riservata o segreta poiché l’impatto negativo potenziale arrecabile all’individuo è stimato come elevato o peggio ancora. Tramite la classificazione assegnata saranno immediatamente note le misure di protezione adottabili per ciascuna categoria.

Che vantaggi abbiamo con questo approccio? Sicuramente il primo è quello implementativo. Si utilizzano le stesse misure identificate per la sicurezza delle informazioni aziendali di pari classificazione senza avere il rischio di ridondanze o conflitti di responsabilità gestionali.

In aggiunta, il servizio di consulenza del DPO (nel caso sia nominato) può portare del valore aggiunto alla stessa sicurezza informatica.

Organizzazione aziendale e privacy audit: formazione e controlli

Anche i piani di formazione possono essere condivisi dopo aver rivisto i contenuti per riallinearli ai requisiti della privacy. Le parti in comune sono tantissime, basti pensare alle regole comportamentali della sicurezza informatica, sono le stesse.

Nello sviluppo, la security by design e la privacy by design usano lo stesso principio solo con sostantivi diversi. Più che una riscrittura del sistema di gestione della sicurezza informatica è una leggera revisione per portare l’enfasi sul tema della privacy sotto la supervisione dei contenuti attuata dal DPO.

Le verifiche sul corretto allineamento del sistema di protezione dei dati aziendali ai requisiti interni ed esterni sono possibili in sinergia con il DPO, che cura le tematiche legate alla privacy. L’audit può avvenire in team congiunto tra sicurezza informatica e DPO.

La sicurezza informatica avrebbe disponibili le competenze specifiche sul lato privacy mentre il DPO avrebbe disponibili delle valide competenze tecniche per ogni sistema in analisi senza necessità di acquisirle esternamente.

Così facendo il lavoro finale per il DPO sarebbe più leggero rispetto al lavoro che gli competerebbe in caso di un’organizzazione privacy specifica. La sinergia con la sicurezza informatica non provoca sovrapposizioni di competenza perché ogni ambito è ben separato e ne condivide le competenze incrementando la qualità del lavoro svolto.

Per quanto riguarda l’implementazione delle misure di sicurezza specifiche per la privacy, è sempre compito dei processi interni eseguirle, seguendo gli indirizzi della valutazione di impatto della mancata conformità al GDPR.

La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati null’altro è che un’analisi di rischio relativa ai dati della privacy. Anziché chiedersi se è obbligatoria o meno, è preferibile inserirla comunque nell’analisi di rischio della sicurezza informatica e gestire nel trattamento del rischio anche le contromisure dettate dai requisiti della privacy.

In altre parole, ci sono più benefici ad integrare sempre questa analisi nel framework più generale della sicurezza informatica che non fare nulla se non obbligatorio.

In caso di incidente, abbiamo sempre la possibilità di dimostrare la positiva accountability del titolare estrapolando automaticamente dalla sicurezza informatica le analisi riguardanti la privacy per tramite delle categorie sopra citate.

Con questa sinergia il lavoro del DPO è realmente focalizzato ad un ruolo puramente consulenziale e di controllo, come deve essere. Non c’è neppure bisogno di un DPO con competenze tecniche particolarmente approfondite perché viene, in caso di bisogno, supportato dal personale della sicurezza informatica.

Questa collaborazione aiuta anche le situazioni di aziende con dati tecnici di livello segreto su sistemi con concomitante presenza di dati personali e DPO esterno.

Gli audit test sono affidati all’Internal Auditor di sicurezza informatica (diritto di accesso dati completo) sotto la supervisione del DPO (accesso ai soli risultati dei test).

La nomina del DPO esterno o interno

Un’ultima considerazione riguarda l’indecisione di nominare un DPO, se interno od esterno.

Nel caso di una situazione di sicurezza informatica interna ben organizzata, viene naturale pensare di affidare l’incarico ad un DPO esterno perché il tempo dedicato per l’attività richiesta non è giustificabile a tempo pieno.

Inoltre, potrebbe essere impraticabile il duplice incarico (DPO e responsabile di un processo interno) a causa degli ampi vincoli di incompatibilità imposti dalla legge.

L’eventuale scelta di una figura interna sarà possibile solo verso posizioni puramente di controllo senza alcuna operatività sui dati di carattere personale (ad esempio Internal Auditor, Risk Manager e via dicendo).

Nel doppio incarico, il tempo dedicato alla privacy deve essere sufficiente a compiere un lavoro effettivo ed efficace e non solo formale, altrimenti il rischio per l’azienda non è stato assolutamente trattato.

Valuta la qualità di questo articolo

La tua opinione è importante per noi!

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
Salute digitale
Formazione
Analisi
Sostenibilità
PA
Sostemibilità
Sicurezza
Digital Economy
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articoli correlati