La realizzazione di un idoneo sistema di protezione e salvaguardia dei dati personali richiede, prima di qualsiasi misura, che siano chiaramente definite e individuate le figure coinvolte nel trattamento, i rispettivi ruoli e i relativi diritti e doveri.
In conformità alle esigenze di accountability, è dunque opportuno che il titolare del trattamento provveda a formalizzare in uno specifico documento – che viene solitamente indicato nella prassi come il modello organizzativo per la protezione dei dati – i ruoli, le responsabilità e la distribuzione dei compiti all’interno del perimetro societario.
Si riporta un elenco dei principali attori che intervengono nel sistema di tutela per la protezione dei dati, offrendo in relazione a ciascuno alcuni spunti operativi per la gestione pratica di tali figure nel contesto aziendale.
Indice degli argomenti
L’identificazione dei ruoli
L’adozione di un modello organizzativo, più precisamente, risponde all’esigenza di identificare gli attori che intervengono nella gestione della protezione dei dati, le relazioni gerarchiche e funzionali tra gli stessi ed i relativi flussi di comunicazione.
Naturalmente, come ci insegnano altri settori di compliance in cui la dottrina e giurisprudenza hanno avuto modo di approfondire le tematiche organizzative in modo ormai maturo (si pensi alla normativa in materia di responsabilità amministrativa degli enti ex D.lgs. 231/2001 e al D.lgs. 81/2008 sulla salute e sicurezza sul lavoro), il modello organizzativo potrà ritenersi idoneo rispetto agli obiettivi di tutela perseguiti unicamente laddove risponda al principio di effettività.
In altre parole, l’attribuzione di responsabilità ed il riconoscimento dei ruoli in ambito protezione dati non dovrà essere meramente formale o “sulla carta”, ma dovrà sempre essere accompagnato da effettive competenze, risorse e poteri adeguati in base al ruolo ricoperto.
Il modello organizzativo potrà essere diffuso all’interno dell’organizzazione come strumento di comunicazione e informazione per il personale e per tutti gli stakeholders, eventualmente accompagnato da un organigramma che individui in modo coerente con i principi dell’organizzazione aziendale le diverse figure ed i relativi ruoli.
Il titolare del trattamento
Nel modello organizzativo sarà opportuno in primo luogo – a beneficio di tutti gli addetti al trattamento – chiarire quale è il titolare del trattamento dei dati personali, soggetto che di norma coincide con la Società/Ente intesa come persona giuridica o soggetto di diritto.
Nonostante sia una delle definizioni “portanti” del framework normativo in materia di protezione dei dati, molto spesso capita di riscontrare tra i non addetti ai lavori una certa confusione sulla portata della nozione, spesso legata alla difficoltà di comprendere le dinamiche della governance societaria.
Un chiarimento sul punto, pertanto, non può che essere salutare. Nelle organizzazioni più strutturate e dotate di un organo amministrativo collegiale, è altamente raccomandabile che i poteri e le responsabilità relativi all’attuazione della normativa in materia di protezione dei dati siano attribuiti ad uno o più amministratori tramite una delega specifica.
La formalizzazione della delega consente sia di evitare inutili quanto pericolose responsabilità di “posizione” in capo soggetti di fatto estranei al governo del sistema prevenzionistico, quanto di responsabilizzare in modo fattivo coloro che, invece, sono dotati di poteri effettivi e delle risorse necessarie per assicurare l’adozione delle politiche di conformità.
Sull’organo collegiale residuerà un dovere di vigilanza circa le modalità di esercizio della delega, che potrà essere assolto in primis attraverso una richiesta di rendicontazione periodica da parte del delegato circa lo stato di attuazione del sistema di data protection compliance e, quindi, con l’adozione delle delibere di volta in volta conseguenti e necessarie (es. dotazione di risorse ecc.), che non si limitino ad una indifferente – quanto rimproverabile – presa d’atto nel caso in cui vengano segnalate criticità o necessità di intervento.
Il responsabile per la protezione dei dati
Nel modello organizzativo dovrà essere chiaramente individuata, ove presente, la figura del responsabile per la protezione dei dati (DPO), nonché i compiti allo stesso assegnati in conformità all’art. 37 e seguenti del GDPR e all’atto di nomina.
È opportuno, inoltre, che il ruolo del RDP sia chiaramente definito non solo nei confronti dell’Autorità Garante e degli interessati, ma anche verso i principali organi di controllo e governo aziendale, definendo i flussi informativi che dovranno essere periodicamente garantiti per dare contezza dello “stato di salute” del sistema o in caso di data breach di rilievo.
Ad esempio, potrà essere definito l’obbligo per il DPO di relazionare su base continuativa al Consigliere delegato e su base periodica, tramite relazioni annuali o semestrali, al Consiglio di Amministrazione, al Collegio sindacale nonché agli altri organismi ed attori del sistema dei controlli societari (es. Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/2001, Internal Audit, Comitato di controllo interno e di gestione dei rischi ecc.).
Nel caso in cui il DPO sia coadiuvato da un Ufficio o team di supporto, il modello organizzativo dovrà definire altresì i compiti del DPO Office, chiarendone le funzioni (es. supporto ai referenti privacy tramite chiarimenti e/o indicazioni specifiche, elaborazione di pareri o svolgimento di ricerche per conto del DPO, collaborazione con l’ufficio legale per l’analisi di tematiche contrattuali, supporto alla funzione acquisti nella gestione delle relazioni con i fornitori in ambito data protection ecc.).
Il comitato per la protezione dei dati personali
Nelle realtà più complesse potrà essere istituito un comitato per la protezione dei dati personali a cui demandare compiti di coordinamento e di indirizzo in materia di protezione dei dati personali.
Il comitato, ove istituito, potrà essere composto da membri permanenti che occupano ruoli chiave all’interno del top e senior management dell’organizzazione e abbiano competenze tali da garantire presidio specialistico e tecnico (es. in ambito IT, Marketing, Legal, Risorse Umane ecc.).
Il comitato potrà riunirsi periodicamente per discutere le tematiche aziendali aventi un maggior impatto sulla protezione dei dati, individuando le questioni da sottoporre al DPO o aggiornandolo in merito a possibili nuovi trattamenti.
Il comitato potrà anche essere convocato all’evenienza, in caso di necessità (es. incidenti di sicurezza, contestazioni di violazioni da parte di terzi, accertamenti ispettivi e/o richieste da parte dell’Autorità di controllo) o come “unità di crisi” da attivare in coerenza con le policy di gestione delle emergenze e degli incidenti adottate dall’ente.
Il DPO potrà essere chiamato a partecipare alle sedute del comitato, ma è importante che mantenga il proprio ruolo meramente consultivo senza partecipare all’assunzione di decisioni in merito alle finalità o modalità del trattamento, per non alterare la propria posizione di indipendenza e terzietà.
Al riguardo, sarà opportuno redigere dei sintetici verbali o minute degli incontri in modo da mantenere traccia, anche in ottica di accountability, delle discussioni effettuate, delle opinioni espresse e delle decisioni assunte dal comitato.
Il personale autorizzato al trattamento dei dati
Il personale autorizzato sono, come è noto, le persone fisiche istruite, formate e designate a compiere le materiali operazioni di trattamento.
Nel modello organizzativo dovranno essere definite le modalità di preposizione del personale autorizzato ai singoli trattamenti e i principali doveri degli stessi (es. i vincoli di riservatezza e di limitazione delle operazioni di trattamento alle sole attività autorizzate, l’obbligo di partecipare agli eventi formativi), che saranno, poi dettagliatamente descritti nelle specifiche istruzioni che il titolare ha l’obbligo di impartire ai sensi dell’art. 29 GDPR.
A parere di chi scrive, l’autorizzazione potrà essere conferita dal Titolare non solo mediante designazione individuale, ma anche documentando l’assegnazione di ciascun componente del personale ad apposita funzione i cui compiti di trattamento sono specificamente definiti e sulla base di profili autorizzativi documentabili (ad esempio mediante l’assegnazione dei profili informatici adeguati al ruolo a cui ciascun dipendente è preposto).
Tale interpretazione, espressamente consentita dal previgente art. 30 del D.lgs. 196/2003, è imposta, specie nelle organizzazioni complesse e dinamiche, anche da evidenti ragioni di sostenibilità e praticabilità del sistema.
Il referente privacy
Il referente privacy (variamente denominato nella prassi anche come “Privacy Steward” o “Privacy Champion”) è una figura non espressamente prevista dalla normativa, ma che può essere istituita ai sensi dell’articolo 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003, secondo cui il titolare del trattamento ha la facoltà di attribuire specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la sua autorità.
Nell’ottica di adottare un modello efficace e capillare di governo dei dati ed in ottica di accountability, è, infatti, fondamentale individuare, auspicabilmente per ciascuna funzione/unità organizzativa interna, una o più figure che svolgano attività di coordinamento e controllo dei trattamenti effettuati dal personale autorizzato.
Di seguito alcuni compiti che possono essere attribuiti al referente privacy:
- fornire istruzioni operative al personale idonee ad assicurare che i dati personali siano trattati in modo lecito e corretto, nel rispetto dei principi normativi e delle policy e procedure aziendali;
- assicurare che siano svolte unicamente le operazioni di trattamento autorizzate nell’ambito della funzione di appartenenza;
- assicurare che siano utilizzati esclusivamente gli strumenti messi a disposizione dal titolare per il trattamento dei dati;
- adottare misure di controllo dell’effettiva applicazione delle misure di sicurezza e istruzioni impartite dalla società circa il trattamento dei dati;
- cooperare prontamente con il DPO in relazione alle richieste degli interessati;
- cooperare con il DPO e/o i soggetti esterni eventualmente incaricati di svolgere audit o verifiche sul corretto svolgimento delle attività di trattamento da parte del personale addetto alla propria funzione/servizio;
- collaborare con il DPO nella gestione di qualunque questione privacy dovesse sorgere all’interno della propria funzione;
- rilevare le esigenze di nuovi trattamenti, per avviare le procedure di aggiornamento del Registro dei trattamenti e di verifica della conformità dei nuovi trattamenti (es. analisi del rischio e, ove necessario, valutazione di impatto).
L’amministratore di sistema
La figura dell’amministratore di sistema, oggetto dell’ormai risalente Provvedimento generale del Garante del 27 novembre 2008 (che conserva la sua attualità – quantomeno negli obiettivi di tutela, se non nella definizione delle misure di sicurezza che andrebbero verosimilmente aggiornate e revisionate alla luce del mutato contesto tecnologico), riveste tuttora un ruolo centrale nel sistema di data protection compliance, soprattutto per ciò che attiene ai profili tecnici di gestione della sicurezza e dei rischi.
Pertanto, sarà utile che anche questa figura sia prevista nel modello organizzativo, che dovrà specificare anche i flussi informativi verso il referente privacy dell’area o il DPO (es. in caso di violazioni o incidenti di sicurezza).
