ADEGUAMENTI PRIVACY

Centri per l’impiego e GDPR: i consigli per adeguarsi alle norme privacy

La natura dei servizi offerti dai centri per l’impiego è meritevole di interesse per ciò che concerne la tutela dei dati personali così come regolata dal GDPR. Ecco i consigli su informativa, finalità dei trattamenti e basi giuridiche per un corretto adeguamento alle norme privacy

18 Ott 2019
P
Sofia Piermattei

Avvocato, privacy officer presso lo Studio Legale Wildside Human First

Nell’attuale contesto economico e sociale il ruolo dei centri per l’impiego è divenuto centrale e la natura dei servizi offerti meritevole di interesse per ciò che concerne la tutela dei dati personali così come regolata dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR), la normativa europea in materia di tutela dei dati personali e della riservatezza della persona.

Centri per l’impiego e GDPR: l’informativa sul trattamento dei dati

La regolazione dei centri per l’impiego, istituiti con il D.lgs. 469/97, è in capo alle Regioni. Queste ultime, ai sensi dell’art. 4, comma 1, lett. a) del D.lgs. n. 469/97, al fine di garantire l’efficace erogazione dei servizi tipicamente offerti dai centri per l’impiego, hanno attribuito potere regolamentare alle singole Province.

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I centri per l’impiego favoriscono gratuitamente l’incontro tra domanda ed offerta di lavoro. I servizi sono offerti sia a chi cerca lavoro (disoccupati, inoccupati o lavoratori interessati a cambiare occupazione) sia a chi offre opportunità di impiego (le imprese).

Tra i principali servizi erogati dai centri per l’impiego troviamo:

  • il collocamento dei lavoratori presso datori di lavoro privati;
  • il collocamento obbligatorio ai sensi della L. 68/99;
  • l’avviamento dei lavoratori vincitori di concorso pubblico;
  • l’attivazione di iniziative dedicate all’incentivazione del lavoro femminile.

Proprio la natura di questi servizi è, come dicevamo, meritevole di interesse per ciò che concerne la tutela dei dati personali dei lavoratori.

Uno dei passaggi chiave del Reg. GDPR è infatti quanto disciplinato dall’art. 13: “Informazioni da fornire qualora i dati personali siano raccolti presso l’interessato”.

Al cittadino che usufruisce dei servizi per i quali è previsto il trattamento dei dati personali (ad esempio, il rilascio del proprio Curriculum Vitae, la registrazione ecc.) deve essere rilasciata una apposita informativa.

Ma quali sono i contenuti tipicamente previsti dall’informativa?

In prima battuta l’informativa deve illustrare i dati del “Titolare del trattamento”: è indispensabile individuare se il Titolare sia il singolo centro per l’impiego oppure, come nella maggioranza dei casi, le agenzie regionali di riferimento o le province.

A quanto sopra illustrato vanno aggiunti i dati del DPO di riferimento.

Esplicitati i dati del Titolare e del DPO, è opportuno che l’informativa specifichi finalità e basi giuridiche del trattamento. Per poter correttamente identificare le fattispecie sopra indicate è consigliato effettuare una mappatura dei processi (servizi) offerti dai centri per l’impiego.

Così facendo l’informativa potrà essere il più dettagliata possibile e si eviterà il rinnovo della stessa ad ogni nuovo servizio offerto.

Vengono di seguito proposti una serie di esempi di finalità tipicamente riportare in un’informativa da presentare al primo contatto con il cittadino:

  • inserimento e pubblicazione di Curriculum Vitae e lettere di presentazione;
  • ricerca aziende/offerte di lavoro;
  • inoltro candidature alle aziende;
  • iscrizione in graduatorie per l’accesso all’impiego nella pubblica amministrazione.

La base giuridica per le finalità sopra rappresentate è l’art. 6 lett. f) del Reg. UE 2016/679: “l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento”.

Per altri servizi lasciati alla libera iniziativa dei centri per l’impiego, come ad esempio l’invio mirato di newsletter periodiche, sarebbe più opportuno richiedere il consenso dell’utente ai sensi dell’art. 6 lett. a).

Meritano una specifica menzione servizi quali l’erogazione della NASpI e del Reddito di cittadinanza: poiché la finalizzazione dell’attività è subordinata alla richiesta di dati particolari, differenti da quelli comunemente trattati dai centri per l’impiego (ad esempio: dati reddituali propri e dei familiari), sarebbe opportuno prevedere un’informativa ad hoc.

Nell’informativa è sempre bene indicare la tipologia di dati trattati nonché i destinatari a cui possono essere comunicati tali dati; nel paragrafo dedicato ai destinatari sarebbe opportuno riportare sia le amministrazioni pubbliche, sia i privati (eventualmente aggregati per macrocategorie: aziende che ricercano personale; soggetti che forniscono servizi al centro – cosiddetti responsabili esterni; ecc.).

In un’informativa conforme ai principi del GDPR non può mancare l’indicazione circa il tempo di conservazione dei dati trattati nonché dei diritti garantiti agli interessati in base a quanto prescritto dal Regolamento.

L’informativa dovrebbe essere rilasciata all’utente al primo contatto utile o, alternativamente, esposta presso gli uffici. A ciò fa eccezione l’informativa (cosiddetta privacy policy) da predisporre ad hoc per i servizi erogati via internet (iscrizione ai portali, messa a disposizione di servizi online, risposta a richieste giunte via mail) che è da pubblicare online.

Centri per l’impiego e GDPR: il collocamento obbligatorio

Doveroso approfondimento per l’attività di collocamento obbligatorio ai sensi della L. 68/99: la delicatezza della materia richiede specifici accorgimenti circa le modalità di trattamento dei dati.

Al collocamento obbligatorio si possono iscrivere:

  • gli invalidi civili;
  • i non vedenti;
  • i sordo-muti;
  • gli invalidi del lavoro;
  • gli invalidi civili di guerra;
  • gli invalidi per servizio;
  • le vittime del terrorismo e della criminalità organizzata.

Si possono altresì iscrivere le persone appartenenti alle categorie protette (art.18 della L. 68/99) quali orfani e coniugi superstiti di coloro che sono deceduti per causa di lavoro, di guerra o di servizio e i figli o i coniugi di soggetti riconosciuti grandi invalidi per causa di guerra, servizio o di lavoro, nonché i profughi italiani rimpatriati.

Per l’iscrizione nelle liste di collocamento obbligatorio i centri per l’impiego richiedono, oltre al documento di identità e al codice fiscale, una serie di ulteriori documenti quali, ad esempio, il verbale di accertamento dell’invalidità (in caso di invalido civile) e la diagnosi funzionale o il certificato INAIL attestante la percentuale di invalidità in caso di invalido di lavoro.

Ebbene, questi documenti contengono dati di natura particolare che rilevano, direttamente e/o indirettamente, lo stato di salute dell’utente; ai sensi dell’art. 9 del Reg. UE 2016/679 viene fatto generale divieto a trattare dati di natura particolare (stato di salute, opinioni politiche, credi religiosi, origini razziali ecc..).

Tale divieto risulta tuttavia essere di natura relativa in quanto sono previste, dal medesimo articolo, alcune eccezioni. Le più rilevanti sono:

  • la lett. a), par. II, dell’art. 9 del Reg. UE 2016/679: il consenso esplicito da parte dell’interessato;
  • la lett. g), par. II, dell’art. 9 del Reg. UE 2016/679: il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione Europea o degli Stati membri, che deve essere proporzionato alla finalità perseguita, rispettare l’essenza del diritto alla protezione dei dati e prevedere misure appropriate e specifiche per tutelare i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato.

La peculiarità della situazione sopra descritta suggerirebbe agli operatori di richiedere il consenso all’utente per il trattamento dei dati personali di natura particolare.

Tuttavia, conformemente a quanto novellato dal D.lgs. 101/18, Art. 2-sexies, co. II, lett. dd, si considera rilevante l’interesse pubblico nei trattamenti effettuati da soggetti che svolgono attività nelle materie sindacali, occupazionali e di collocamento obbligatorio.

Essendo quindi la legge a fissare la base giuridica del trattamento riguardante i dati di natura particolare per il collocamento obbligatorio, non è necessario richiedere il consenso esplicito all’utente.

La materia del collocamento mirato è di particolare interesse con riferimento al trattamento dei dati personali anche sotto altri aspetti. Il primo è legato alle graduatorie in cui è opportuno bilanciare l’interesse pubblico della trasparenza con la tutela e la riservatezza dei dati personali: non parrebbe essere conforme al Reg. UE 2016/679 la pubblicazione di una graduatoria con nome e cognome del candidato “in chiaro”. Sarebbe preferibile la pubblicazione di una graduatoria con codici numerici assegnati univocamente ad ogni candidato. Quest’ultimo, in caso di necessità, potrebbe richiedere di visionare la graduatoria “in chiaro” direttamente all’amministrazione competente.

Altro punto interessante è l’accoglienza di persone in stato di difficoltà presso gli uffici del centro; il trattamento di materie delicate come la propria condizione di invalidità o altri status particolari dovrebbe avvenire in maniera riservata (magari, compatibilmente con la disponibilità di locali, si potrebbe pensare ad un ufficio dedicato).

La formazione GDPR

La corretta applicazione dei principi delineati dal GDPR nei centri per l’impiego non è senz’altro semplice. Molti operatori hanno pertanto optato per l’erogazione di formazione mirata al personale dei centri.

Scopo della formazione è fornire le basi per analizzare in maniera critica e organica l’organizzazione generale dell’ufficio in termini di misure di sicurezza, gestione delle utenze, corretto utilizzo della bacheca, pubblicazione delle graduatorie.

Resta inteso che l’onere di fornire ai centri per l’impiego informative tempo per tempo aggiornate è in capo alle singole Regioni/Province.

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