LA GUIDA PRATICA

Aziende e studi professionali, post Covid-19: soluzioni organizzative e adempimenti da ricordare

È opportuno che aziende e studi professionali inizino a pensare al post quarantena da Covid-19 per ripartire subito con la propria attività. Ecco una guida ragionata sugli adempimenti privacy e normativi da ricordare e sulle soluzioni organizzative post coronavirus

08 Apr 2020
R
Luigi Rendina

DPO, Consulente d’Impresa privacy e processi


È utile iniziare a chiedersi come sarà il post quarantena da Covid-19 delle organizzazione private e cioè di aziende e studi professionali, così da farsi trovare preparati per ripartire subito con la propria attività.

A tale scopo, è importante analizzare il rapporto tra misure di sorveglianza sanitaria e protezione di nuovi dati sensibili, ma anche valutare quali soluzioni organizzative adottare, i documenti normativi da aggiornare e, quindi, gli adempimenti giuridici da ricordare.

Aziende e studi professionali, post Covid-19: lo scenario

Il mondo è cambiato. Dobbiamo cambiare noi. Innanzitutto, non facendo più finta che tutto è come prima, che possiamo continuare a vivere una vita normale. Con quel che sta succedendo nel mondo la nostra vita non può, non deve, essere normale.[1]

Oggi, l’espressione “ritorno alla normalità” appare impropria sia da un punto vista sociale che economico. Se proprio vogliamo utilizzarla potremmo completarla con un aggettivo “ritorno ad una normalità diversa”.

Torneremo a produrre, vendere e comprare gli stessi beni e servizi ma in modo diverso. Precauzioni, approcci, spazi vitali, modalità di comunicazione, strumenti, comportamenti sociali e professionali saranno diversi, almeno per un bel po’.

Finito il periodo di quarantena, la Fase 1 del Piano di Emergenza Nazionale, si darà inizio alla Fase 2 ovvero al periodo di convivenza con in Covid19 durante il quale le strettissime misure di emergenza sanitaria subiranno un parziale allentamento e favoriranno una timida ripresa delle attività.

Poi ci sarà la Fase 3, l’uscita dall’emergenza che non sarà un “liberi tutti” ma consentirà una ripresa completa delle attività economiche e sociali mantenendo un livello di vigilanza alto perché i vaccini per la popolazione, probabilmente non saranno ancora disponibili. Quando lo saranno, forse nel 2020, è probabile che assisteremo ad un piano di vaccinazione di massa.

Ad oggi, la dimensione temporale delle tre Fasi non è ipotizzabile.

Un timido annuncio delle Autorità fa riferimento alla probabile fine della Fase 1 il prossimo 13 aprile, salvo diverse indicazioni del Comitato tecnico – scientifico.

La durata delle Fasi 2 e 3 non è nota. È ragionevole pensare ad un approccio modulato per Regioni in funzione dei risultati delle misure di contenimento del rischio epidemico. Così come, con l’avvento del prossimo autunno, tipica stagionalità dell’arrivo delle malattie influenzali, non si potrà escludere il ricorso a nuove fasi di emergenza.

Aziende e studi professionali, post Covid-19: aggiornamenti normativi

Per quanto sopra, è ragionevole immaginare che la riapertura di aziende e studi professionali comporterà il riesame del modo di applicare la Sorveglianza Sanitaria negli ambienti di lavoro, prevista dal Testo Unico sulla Salute e Sicurezza[2] e il conseguente aggiornamento di documenti, processi e incarichi che comportano il trattamento di nuovi dati sensibili, la loro sicurezza, fisica e informatica come da Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e i Provvedimenti dell’Autorità Garante.

Dunque, aziende, studi professionali, enti pubblici, a prescindere dalle dimensioni dovranno comunque ridisegnare le proprie organizzazioni per ripartire.

Il distanziamento sociale, niente baci, abbracci, strette di mano e distanza di sicurezza di almeno un metro, un metro e mezzo, l’uso di dispositivi di protezione individuale saranno misure certamente rimodulate ma dureranno ancora a lungo[3], probabilmente fino al 2022.

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Sicurezza

Nessuno si potrà permettere di correre nuovamente il rischio sospensione o chiusura per contagio da Covid-19. L’erogazione di finanziamenti governativi alle imprese potrebbe essere concessa e/o soppressa in presenza di osservanza o violazione delle norme sulla Sorveglianza Sanitaria.

Di recente, il Ministero della Salute, in una circolare[4], ha ricordato che la responsabilità di tutela del rischio biologico è in capo al datore di lavoro, che si avvale della collaborazione del Medico competente, del Responsabile del Servizio di Protezione Prevenzione e del Rappresentante dei Lavoratori, ai fini della valutazione dei rischi ai sensi del D.Lgs.81/2008 fermo restando l’obbligo di comunicare le informazioni a tutto il personale dipendente a cominciare dalle misure igienico – sanitarie da adottare negli ambienti di lavoro per minimizzare il rischio contagio.

Quanto sopra, ci rimanda a normative già esistenti volte a prevedere, per esempio, che “lo spazio destinato al lavoratore nel posto di lavoro deve essere tale da consentire il normale movimento della persona in relazione al lavoro da compiere”[5] ed a seguito delle disposizioni sulle distanze di sicurezza, siamo obbligati a prevedere misure di mitigazione del rischio contagio. Così come lo stesso ambiente deve essere “ben dimensionato ed allestito in modo che vi sia spazio sufficiente per permettere cambiamenti di posizione e movimenti operativi”[6].

Quindi, in funzione delle cubature degli ambienti andrà rivisto il numero delle postazioni di lavoro negli uffici con allestimento tradizionale e sarà necessario ispezionare gli open space le cui singole postazioni operative occupano circa un minimo di 4,5 Mq.

Inoltre, andranno riesaminate:

  • le modalità di ingresso ed uscita dal lavoro di dipendenti, collaboratori, visitatori e l’uso di eventuali ascensori;
  • le aree di carico e scarico ed altri punti attraverso i quali le persone, anche non autorizzate, potrebbero accedere ai locali;
  • le distanze fisiche negli spazi di lavoro, la disposizione delle apparecchiature, come computer stampanti condivise e telefoni;
  • le modalità di sanificazione di schermi, tastiere ed in generale tutti gli strumenti di lavoro. Se utilizzati da più persone dovranno essere igienizzati (es. tastiere di stampanti e scanner, computer, smartphone, penne, materiale cartaceo e tutti i device eventualmente consegnati e/o ricevuti dall’assistenza hardware);
  • le regole di sanificazione quotidiana dei locali (es. mense, toilette), delle postazioni di lavoro e delle aree comuni e/o di svago (Es. area caffè e distributori di bevande);
  • le modalità di adozione di precauzioni igieniche personali;
  • su base volontaria, l’adozione di dispositivi di protezione individuale (mascherine, guanti, occhiali, tute, cuffie, camici ecc) conformi alle disposizioni delle autorità scientifiche e sanitarie (Es. Organizzazione Mondiale della Sanità);
  • la percorrenza interna e la permanenza negli spazi comuni (distributori di caffè, bevande e snack) con relativa sanificazione quotidiana delle tastiere e dispenser di erogazione;
  • i sistemi di ventilazione continua e condizionamento dei locali, comprese le mense aziendali e gli spogliatoi;
  • la durata dello smart working o valutata l’adozione, a titolo definitivo per ruoli ed attività che possono essere svolte prevalentemente da remoto;
  • gli spostamenti all’interno dell’organizzazione o dello Studio professionale al fine di limitarli al minimo indispensabile;
  • l’opportunità e la necessità di organizzare riunioni di presenza in locali che non garantiscano il rispetto della distanza minima;
  • l’organizzazione di eventi interni e le attività di formazione in aula anche obbligatoria ammenochè si possa individuare un numero massino di partecipanti in funzione della cubatura degli ambienti rispettando la garanzia della distanza minima;
  • la possibilità di istituzionalizzare la formazione in classi virtuali ed in modalità telematica.

Inoltre, andrà prevista una procedura per:

  • la gestione di un dipendente, collaboratore, visitatore rivelatosi sintomatico in ambito lavorativo ed extra lavorativo che comporta il trattamento di dati sensibili;
  • la vigilanza, l’applicazione e la verifica delle regole del protocollo di regolamentazione interno con la partecipazione, laddove presente, delle rappresentanze sindacali aziendali e del RLS;
  • Intensificare la sorveglianza sanitaria sul posto di lavoro ed aggiornare il Registro della Sicurezza nonché il Piano di Sorveglianza Sanitaria (PSS) predisposto dal Medico competente;
  • per tutti i datori di lavoro che hanno continuato fino al 10 marzo ad operare e per quelli che continuano a farlo è scattato l’obbligo di adeguamento del Documento di Valutazione dei Rischi (DUVRI) ex art. 29 del D.lgs. n. 81/2008 con disposizioni che debbono, assolutamente, tutelare le prestazioni dei lavoratori dai rischi di contrazione del Covid-19. L’aggiornamento del documento va fatto in collaborazione con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione e del medico competente;
  • la revisione di documenti (es. analisi dei rischi, registro dei trattamenti), nomine e incarichi per il trattamento dei dati personali ai fini del Regolamento UE 2016/679 in funzione di modifiche tecnico-organizzative che comportano la responsabilità di nuovi dati sensibili;
  • attivare un piano di continuità operativa (Business Continuity Plan) per garantire e dimostrare la capacità di continuare a fornire prodotti e servizi ad un livello accettabile predefinito a seguito di incidente da contagio.

Prevenire il rischio contagio e impatti privacy

Tra le pubblicazioni volte a prevenire il rischio contagio negli ambienti di lavoro, il Garante per la Protezione dei dati personali ha ricordato che “resta fermo l’obbligo del lavoratore di segnalare al datore di lavoro qualsiasi situazione di pericolo per la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro.

Al riguardo, il Ministro per la pubblica amministrazione ha recentemente fornito indicazioni operative circa l’obbligo per il dipendente pubblico e per chi opera a vario titolo presso la P.A. di segnalare all’amministrazione di provenire da un’area a rischio. In tale quadro, il datore di lavoro può invitare i propri dipendenti a fare, ove necessario, tali comunicazioni agevolando le modalità di inoltro delle stesse, anche predisponendo canali dedicati; permangono altresì i compiti del datore di lavoro relativi alla necessità di comunicare agli organi preposti l’eventuale variazione del rischio “biologico” derivante dal Coronavirus per la salute sul posto di lavoro e gli altri adempimenti connessi alla sorveglianza sanitaria sui lavoratori per il tramite del medico competente, come, ad esempio, la possibilità di sottoporre ad una visita straordinaria i lavoratori più esposti.

Quindi, il lavoratore ha l’obbligo di comunicare, al proprio datore di lavoro, la presenza di sintomi da Covid19 per consentire le necessarie indagini in base alle disposizioni dell’autorità sanitaria e dei presidi locali competenti. Uno dei motivi è quello di consentire le opportune indagini sulla frequentazione di zone a rischio epidemiologico o su contatti con persone contagiate nei precedenti 14 giorni.

Il datore di lavoro non potrà raccogliere informazioni relative ai contatti più stretti in generale attinenti alla sfera extra lavorativa dei dipendenti in maniera preventiva o generalizzata ma potrà farlo, tra il suo organico aziendale, in caso di positività sospetta e/o accertata al tampone Covid19 e di conferma contagio per attivare le necessarie misure di contenimento.

Inoltre, è stato precisato che nel contesto lavorativo il datore di lavoro può chiedere ai visitatori di fornire informazioni sanitarie specifiche nel contesto del Covid-19 in applicazione dei principi di proporzionalità e minimizzazione dei dati.

Tuttavia, il datore di lavoro dovrà:

  • identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia solo quando è necessario documentare le ragioni del divieto di accesso ai locali di lavoro:
  • fornire un’informativa sul trattamento dei dati personali;
  • indicare come finalità del trattamento “prevenzione da contagio COVID-19”;
  • dettagliare la base giuridica come “implementazione protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020”;
  • indicare la durata del trattamento come “dichiarazione nazionale di fine stato d’emergenza Fase xx”;
  • definire le misure di sicurezza ed organizzative adeguate a proteggere i dati raccolti sia da un punto di vista informatico che cartaceo;
  • individuare gli autorizzati al trattamento (incaricati) di tali dati, se del caso, aggiornare i relativi documenti di nomina e fornire loro istruzioni sulle modalità di trattamento al fine di garantirne la sicurezza;
  • comunicare i dati sensibili solo all’ Autorità sanitaria utili per la ricostruzione della filiera di “contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID-19” e non a terzi;
  • garantire riservatezza e dignità al lavoratore al quale è stato riscontrato il superamento della soglia di temperatura in ingresso a locali di lavoro o durante lo svolgimento dello stesso. Uguali cautele dovranno essere assicurate nel caso il lavoratore comunichi all’ufficio del responsabile del personale di aver avuto, al di fuori del contesto aziendale, contatti con soggetti risultati positivi al Covid-19.

Aziende e studi professionali, post Covid-19: regole di condotta

La vigilanza sulle procedure potrà essere svolta da un gruppo di lavoro presieduto dal titolare del trattamento e composto dall’RSPP, il Medico competente, il Responsabile della Protezione dei dati (DPO), se nominato, un designato privacy che sia stato istruito sulla modalità dei trattamenti delle informazioni ed un amministratore di sistema (interno o esterno) per la gestione della sicurezza dei dati da un punto di vista informatico.

La sorveglianza sanitaria dovrà essere intensificata rispettando il decalogo del Ministero della Salute. Andrà rivisto ed intensificato il calendario delle scadenze periodiche, privilegiando le visite preventive a richiesta o di rientro da malattia.

Un attento e costante monitoraggio è una misura di prevenzione che può mitigare il rischio contagio.

Il protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto ed il contenimento della diffusione del virus Covid19 negli ambienti di lavoro[7] non sanitari, già prevede, per la prosecuzione delle attività produttive, autorizzate[8], indicazioni per garantire condizioni che assicurino alle persone che lavorano adeguati livelli di protezione.

Tuttavia, queste, andranno personalizzate e dettagliate in funzione della natura delle prestazioni lavorative. Infatti, dovranno essere studiate e adottare le ulteriori misure di precauzione “da integrare con altre equivalenti o più incisive secondo le peculiarità della propria organizzazione, previa consultazione delle rappresentanze sindacali aziendali – per tutelare la salute delle persone presenti all’interno dell’azienda e garantire la salubrità dell’ambiente di lavoro”.

Di conseguenza andranno previste e/o rinnovate procedure e regole di condotta preventivamente condivise, quando presenti, con le rappresentanze sindacali o per le piccole imprese, con le rappresentanze territoriali affinché ogni misura adottata possa essere condivisa e resa più efficace dal contributo di esperienza delle persone che lavorano, in particolare degli RLS e degli RLST, tenendo conto della specificità di ogni singola realtà produttiva e delle situazioni territoriali.

Procedure e regole di condotta dovranno tener conto delle prescrizioni regionali e comunali al fine di mitigare il rischio di riduzione o sospensione temporanea delle attività, non solo per eventuali inadempienze del datore di lavoro ma per la rilevazione di casi di contaminazione dell’organico che potrebbero comportare la chiusura del luogo di lavoro, il ricorso a nuove quarantene, l’obbligo di sanificazione dei locali.

La riapertura sarà comunque subordinata al consenso delle autorità sanitarie e giudiziali.

Conclusioni

Il Covid-19 rappresenta un rischio biologico non tanto generico, in quanto la sua natura è già classificata nel Testo Unico sulla Salute e Sicurezza[9].

In particolare, rientra nella categoria di agente biologico del Gruppo 4 ovvero “un agente biologico che può provocare malattie gravi in soggetti umani e costituisce un serio rischio per i lavoratori e può presentare un elevato rischio di propagazione nella comunità; non sono disponibili, di norma, efficaci misure profilattiche o terapeutiche”[10].

NOTE

  1. Tiziano Terzani – La fine è il mio inizio – 2006 – Il mondo è cambiato. Dobbiamo cambiare noi. Innanzitutto non facendo più finta che tutto è come prima, che possiamo continuare a vivere vigliaccamente una vita normale. Con quel che sta succedendo nel mondo la nostra vita non può, non deve, essere normale. Di questa normalità dovremmo avere vergogna.
  2. D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 Testo coordinato con il D.Lgs. 3 agosto 2009, n. 106 . Rev. Gennaio 2019.
  3. Harvard Th Chan School of Public Health, l’Istituto di salute pubblica della prestigiosa università statunitense. 
  4. Circolare del Ministero della Salute n. 3190 del 03/02/2020.
  5. Ar. 15 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 547 D.p.r. n. 547/1955
  6. Allegato VII del D.Lgs. 19 settembre 1994 n. 626 parte 2
  7. Comma 3 del DPCM 22 marzo 2020.
  8. DPCM 22 marzo 2020 – Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, applicabili sull’intero territorio nazionale.
  9. D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 Testo coordinato con il D.Lgs. 3 agosto 2009, n. 106 . Rev. Gennaio 2019.
  10. Art. 268 lettera d) del D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81.
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