Considerate le attuali tendenze e gli scenari di mercato, oggi più che in passato le organizzazioni si affidano a tecnologie di automazione e digitalizzazione dei processi per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e fornire la necessaria flessibilità. Con budget operativi più snelli, non ci si può più permettere di sprecare risorse in attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.
Non sono solo i dipendenti ad essere danneggiati da flussi di lavoro inefficienti ma anche i C-level, e in generale i manager, che devono dedicare parte del loro tempo ad attività che potrebbero essere automatizzate. La verità è che, nell’economia moderna, nessuna organizzazione può sperare di ottimizzare i propri flussi di lavoro e profitti senza integrare l’automazione nei propri processi.
Indice degli argomenti
Digitalizzazione dei processi aziendali
Oggi le aziende digitalizzano una o più attività tramite un insieme di tecnologie che combinano la riprogettazione dei processi fondamentali con l’automazione degli stessi e l’apprendimento automatico. Si tratta di miglioramenti tramite soluzioni che supportano il lavoro umano, automatizzando le attività ripetitive, replicabili e di routine, con conseguente miglioramento dell’esperienza degli utenti, semplificando le interazioni e velocizzando i processi.
Le leve tradizionali dell’automazione basate su regole sono evolute, integrando capacità decisionali, grazie ai progressi nel deep learning e nelle tecnologie cognitive.
I benefici di questa trasformazione sono molto rilevanti:
- un’efficienza radicalmente migliorata;
- un aumento delle prestazioni e della soddisfazione dei lavoratori;
- una riduzione dei rischi operativi;
- un miglioramento della qualità complessiva dei risultati.
La Power Platform
Le tecnologie aiutano le aziende a creare soluzioni automatizzate. Con il giusto strumento di automazione è possibile creare applicazioni per gestire i processi tramite workflow digitali e fornire reportistica per il monitoraggio di KPI. La soluzione ideale dovrebbe essere in grado di:
- automatizzare l’inserimento dei dati tramite integrazioni native;
- analizzare, elaborare e gestire i dati integrati nella piattaforma;
- estrarre e/o inviare i dati a fonti esterne tramite integrazioni con diversi connettori;
- offrire un’interfaccia come unico punto di accesso, che sia user friendly e integrata con gli strumenti di collaborazione utilizzati quotidianamente dagli utenti.
Microsoft, tra la vasta gamma di prodotti presenti nella propria offerta, propone la Power Platform come strumento integrato nei servizi Cloud per sviluppare soluzioni attraverso un uso limitato di codice.
Entrando più nel dettaglio la suite offre i seguenti prodotti:
- Power App, che abilita la creazione di app professionali a basso contenuto di codice per permettere agli utenti di creare “from scratch”;
- Power Pages, che consente di creare siti Web aziendali low-code, partendo da modelli pre-esistenti, oppure completamente personalizzabili, integrando anche strumenti di sviluppo più complessi e la gestione di sicurezza e governance;
- Power Automate, che abilità l’automazione dei processi permettendo l’integrazione nativa con tutti gli strumenti Microsoft e con sistemi terzi, grazie ai numerosi connettori messi a disposizione;
- Power BI, che consente l’analisi dei dati in tempo reale a partire da molteplici Data Source in Cloud o on Premises, così da monitorare i dati dell’organizzazione e poter agire in modo tempestivo e proattivo;
- Power Virtual Agen, che abilita la creazione di chatbot intelligenti senza uso di codice, sfruttando il motore di automazione Power Automate, con l’obiettivo di interagire meglio con i clienti e migliorare la produttività.
Use case: processi di security
La Power Plaftorm di Microsoft si presta a innumerevoli scenari di utilizzo e Protiviti ha supportato con successo diverse organizzazioni anche nella digitalizzazione dei processi di security, realizzando app custom, ad esempio, per processi di Cyber Risk Assessment, Business Impact Analysis e Security by Design.
In tutti i casi le attività presentavano una serie di criticità che impattavano direttamente sull’efficienza operativa, dal momento che si svolgevano in larga parte in maniera manuale, ricorrendo a strumenti classici, quali fogli Excel, documenti Word e scambi di e-mail. Spesso le attività prevedevano una serie di interviste con numerosi passaggi intermedi ed un elevato numero di stakeholder coinvolti, risultando quanto mai impegnative in termini di forza lavoro e tempo impiegati, nonché facilmente esposte a errori.
A tali problematiche si è ovviato integrando nella custom app tutte le funzionalità messe a disposizione dalla Power Platform, coniugando i workflow automatizzati di Power Automate e la reportistica di Power BI con i flussi di dati già disponibili e importati tramite la vasta gamma di connettori disponibili. In tal modo è sato possibile replicare e ottimizzare agevolmente i processi senza stravolgerli e, in assenza di piattaforme esistenti che permettessero un adeguamento alle metodologie in uso, lo sviluppo di Power App customizzate si è dimostrato lo strumento migliore per valorizzare gli strumenti già in uso. Una volta definiti i requisiti funzionali della soluzione si è provveduto, quindi, a predisporre la base dati e a delineare le caratteristiche e l’aspetto dell’app, allineandolo agli standard adottati dai clienti, in linea con l’identità del brand.
Impiegando al meglio gli strumenti della Power Platform, si sono ottenuti importanti benefici, quali:
- elevato grado di automazione dei processi;
- facilità di utilizzo;
- riduzione delle attività intermedie;
- tracciabilità delle attività;
- immediato aggiornamento, visualizzazione e condivisione della reportistica.
Il processo di Cyber Security Assessment, ad esempio, è stato reso più lineare e gestibile, riunendo in un’unica interfaccia le varie fasi di censimento degli asset, classificazione delle informazioni trattate, valutazione di minacce e controlli implementati, fino alla sezione di risultati e reportistica. Le verifiche manuali che erano svolte tramite filtri e formule su fogli Excel sono state integrate direttamente nel motore di calcolo dell’applicazione, rimuovendo possibilità di errori e facilitando sia gli utenti in sede di inserimento degli input, sia i responsabili di processo in sede di validazione degli output.
Le procedure di approvazione e invio di solleciti sono state inoltre gestite con workflow automatizzati, che intervengono secondo tempistiche definite o al verificarsi di determinate condizioni, ad esempio notificando ai responsabili la conclusione di un assessment o l’avvicinarsi delle scadenze definite. L’attività di inserimento dati genera automaticamente la reportistica di dettaglio visualizzata tramite report di Power BI: i dati sono rappresentati dinamicamente, permettendo una consultazione semplice ed immediata, con la possibilità di produrre facilmente analisi filtrando i dati di interesse in base a criteri temporali, geografici o a livello di singoli asset, minacce eccetera.
Tutto ciò riunito in un’unica interfaccia coerente e user-friendly, studiata appositamente in funzione delle necessità delle singole organizzazioni, aggiungendo funzionalità specifiche per venire incontro alle esigenze di business o per facilitare gli utenti, ad esempio, prevedendo richiami a policy e procedure interne, nonché fornendo una user guide sempre accessibile per agevolare l’inserimento dati e, in generale, sfruttando un l’interfaccia Microsoft già conosciuta dagli utenti.
Infine, la sicurezza della soluzione non è mai trascurata, permettendo un controllo capillare degli utenti con profilazione specifica che permette di tracciare le attività e abilitare o disabilitare la possibilità di compiere determinate azioni o avere accesso/modificare record e campi. Ciò permette, inoltre, di configurare ruoli da amministratore che hanno accesso alle impostazioni dell’app, intervenendo, ad esempio, sul framework di controlli e minacce, sui pesi utilizzati o sui criteri di valutazione definiti.
La possibilità di effettuare modifiche in autonomia direttamente dalla sezione di configurazione accessibile agli amministratori riduce le attività di ticketing e intervento da parte di personale specializzato e sviluppatori, limitando l’assistenza alle sole modifiche sostanziali dell’app.
Conclusioni
In una prima fase la digitalizzazione dei processi ha riguardato principalmente processi di business che possono essere considerati mission critical, ma oggi, grazie alla disponibilità di soluzioni di semplice adozione, anche processi interni quali quelli di Security possono beneficiare dell’utilizzo della tecnologia per aumentarne l’efficienza.
Protiviti, grazie alla profonda conoscenza dei processi aziendali e sfruttando le competenze maturate nel corso degli anni quale Partner di Microsoft, ha supporto diverse aziende da un punto di vista tecnico e consulenziale nei progetti di trasformazione digitale, applicando nuove soluzioni per la digitalizzazione.
Al fine di consentire alle aziende di toccare con mano i benefici della digitalizzazione, Protiviti – grazie alla partnership con Microsoft – può organizzare workshop dedicati all’approfondimento delle diverse tecnologie utili alla digitalizzazione dei processi.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Protiviti – Microsoft
