Supponiamo che la propria azienda faccia promozione di vendita attraverso pubblicità via e-mail o semplicemente promuova webinar e altri eventi social attraverso la posta elettronica: nel caso in cui gli indirizzi IP o di posta aziendali venissero bloccati da automatismi di liste nere o liste di blocco, ci si potrebbe ritrovare a dover affrontare e risolvere un grave problema di contro-sicurezza.
È dunque a far luce su questo problema “laterale” di cyber security che rischia di far crollare le vendite e impattare negativamente a livello commerciale e d’immagine sul brand aziendale, è può rivelarsi più controproducente di un ransomware.
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Che cos’è una lista nera IP o elenco di blocco
Le società globali di sicurezza informatica compilano database di indirizzi IP che inviano messaggi spam e condividono questi database con i fornitori di servizi di posta elettronica per proteggere gli utenti dalla posta indesiderata. Ecco alcuni dei metodi con cui queste aziende riescono a capire ed includere nella liste nere di blocco una determinata quantità di indirizzi IP:
- volumi di invio insoliti: un aumento improvviso e consistente della posta in uscita è un campanello d’allarme. I provider di servizi Internet (ISP) collaborano con le società di sicurezza informatica per contrassegnare gli indirizzi IP colpevoli di questa attività anomala;
- segnalazioni degli utenti: i destinatari di e-mail indesiderate possono segnalare lo spam all’interno delle loro applicazioni di posta elettronica e sui siti Web di database di spam;
- trappole spam: si tratta di indirizzi e-mail non pubblicati che trovereste solo tramite lo scraping di siti Web o la raccolta di email in blocco. Esistono anche indirizzi email specifici impostati per testare il processo di annullamento dell’iscrizione di un’azienda.
I provider di servizi di posta elettronica come Gmail e Microsoft utilizzano queste liste nere per decidere cosa inviare a una casella di posta, cosa inviare a una cartella di spam o posta indesiderata e cosa bloccare completamente.
Se è stato ricevuto un messaggio di rimbalzo da parte di un provider, bisogna fare molta attenzione al tipo di errore. Di solito all’interno delle risposte automatiche vengono inclusi dati importantissimi per poter contrastare il blocco di email promozionali. Dentro questi errori potrebbero esserci i dati per individuare se si tratta di un inclusione dei vostri IP aziendali in liste nere o se si tratta di un blocco spam applicato da liste nere globali che “qualificano” le vostre email come spam.
Come controllare se l’IP è incluso nelle liste nere
Per controllare lo status aziendale all’interno delle liste nere, la prima cosa di cui si ha bisogno è l’indirizzo IP pubblico del vostro server di posta elettronica, che non è lo stesso del vostro indirizzo IP pubblico generale.
Il modo più semplice per trovare l’indirizzo IP del vostro server di scambio di posta (MX) è utilizzare MxToolbox o UltraTools, con i quali è possibile cercare il proprio indirizzo con solo il nome di dominio del sito web aziendale. Questo eseguirà la scansione del sito Web per il server di posta elettronica e fornirà il risultato. Entrambi questi strumenti, inoltre, se interrogati in modo adeguato, controlleranno l’indirizzo IP rispetto a diversi database di liste nere.
Sono disponibili diversi strumenti per scoprire se il vostro IP si trova nelle liste di blocco. Qui ne presentiamo tre molto popolari:
- 0Spam Project: questa iniziativa è di un’organizzazione senza scopo di lucro. Se si ha problemi a inviare email o si ha bisogno di verificare se un indirizzo IP o un nome di dominio è bloccato, qui si può verificare in quanto hanno una compilazione di questi elenchi di IP e anche i domini Web bloccati;
- Blacklistalert.org: qui senza la necessità di installare programmi, come accade con Spamhouse, si offre un sito web dove si può inserire sia l’IP che il dominio web di una pagina e vedere se è bloccato in qualche elenco. Come spiegato da Blacklistalert, il servizio di ricerca è gratuito e non permette rimozioni da nessun elenco. La sua interfaccia è estremamente semplice. In questo caso non è necessario conoscere il vostro IP, in quanto lo stesso sito web lo trova in automatico e lo indica nel motore di ricerca della sua piattaforma quando si accede;
- MxToolbox: questo servizio è ben noto e fornisce strumenti diagnostici e di ricerca di rete gratuiti, veloci e precisi. Aiuta a diagnosticare e risolvere un’ampia gamma di problemi infrastrutturali. In questo caso, si deve selezionare, sul rigo la chiave “Liste nere” per scoprire se il vostro IP è bloccato.
Perché l’indirizzo IP è presente nelle liste nere
In termini informatici, una lista nera o lista di blocco è un elenco in cui possono essere inclusi indirizzi email, URL, utenti o indirizzi IP di tali utenti o un determinato programma software. Viene utilizzato come meccanismo di controllo, consentendo di bloccare coloro che sono in questa lista per aver infranto (o perché si ritiene che abbiano infranto) una qualsiasi delle tante regole per l’utilizzo di determinati programmi. Agli elementi nelle liste nere vengono negati con appositi sistemi l’accesso a determinati servizi.
Uno dei motivi principali per cui il vostro IP può essere inserito nelle liste di blocco è perché si sono inviate email in blocco che potrebbero essere state identificate come spam. Sono i provider di servizi Internet (Internet Service Provider o ISP, come Google o Outlook) che identificano i responsabili dell’invio di grandi quantità di posta.
Anche se non si ha mai inviato una singola email indesiderata dal vostro indirizzo IP, posso esserci diverse cause che potrebbero spiegare perché il vostro indirizzo IP è stato inserito nelle liste di blocco:
- non si stanno mantenendo adeguatamente le vostre mailing list. Se non si puliscono frequentemente questi elenchi di contatti, potrebbero esserci inclusi molti indirizzi email errati o si potrebbe essere in ritardo nell’onorare le richieste di annullamento di iscrizioni a vostre iniziative o newsletter (vedi sopra ini merito alle trappole spam);
- qualcuno ha violato il vostro account di posta elettronica. Gli hacker usano i virus per entrare nei vostri account di posta elettronica e prendere il sopravvento e si potrebbe scoprirlo solo quando è troppo tardi, potenzialmente ci si può rendere conto dalle notifiche di mancato recapito per le email che non ricordi di aver inviato;
- è stata acquistata una mailing list errata. Sebbene possa essere allettante acquistare indirizzi email da terze parti, questi elenchi potrebbero contenere indirizzi email trappole di spam. Anche uno di questi indirizzi potrebbe farvi finire in una lista nera e annientare gli sforzi di marketing;
- troppe persone hanno contrassegnato le vostre email come spam. Molte persone trovano più semplice contrassegnare un’email come spam piuttosto che passare attraverso un processo di annullamento dell’iscrizione. Email coinvolgenti e pertinenti dovrebbero ridurre al minimo questo problema. Attenzione quindi all’aggressività delle vostre campagne pubblicitarie;
- si è nel mirino di un organizzazione hacker, pagata dalle concorrenze, il cui obbiettivo è quello di infangare la vostra reputazione e bloccare il vostro business. Sebbene questa sia un probabilità remota, potrebbe capitare di avere degli spietati concorrenti che utilizzano queste forme illegali per combattervi.
Pertanto, ad eccezione dell’ultima voce, se la vostra email è in una delle liste di blocco, è perché si è stato considerato uno spammer dai provider di servizi di posta elettronica. In pratica, questo significa che se il vostro lavoro è legato all’email marketing o all’invio di massa di comunicati stampa, per fare alcuni esempi di professioni che sono obbligate a inviare molte email con lo stesso contenuto, si corre il rischio che il vostro IP sia messo in lista di blocco.
Può capitare che il vostro IP sia incluso in uno di questi elenchi perché sono state inviate molte email simili (medesimo contenuto) anche se non si lavora su qualcosa relativo all’email marketing. Se si è rimasti vittima di phishing si corre questo rischio, in quanto anche senza nessun invio, qualcun altro lo ha fatto usando il vostro server di posta.
Le conseguenze di essere inclusi nelle liste di blocco
Essere inclusi in questi elenchi ha effetti negativi pari ad un software applicativo falso positivo virus: si viene automaticamente scartati per diffidenza.
Per questo motivo, si consiglia vivamente di controllare se il proprio IP è su una lista nera e di eseguire periodicamente tale verifica come spiegato prima, perché questo implica problemi di inoltro nei servizi di posta elettronica.
È possibile accorgersi del fatto che il proprio indirizzo IP è finito in una lista nera anche grazie ad alcuni sistemi locali antivirus evoluti che applicano il blocco dell’invio delle proprie email: questo perché, dalle informazioni database recuperate dalle case produttrici di software antivirus, il vostro dominio è incluso come dominio spam.
Se si invia un messaggio a qualcuno che lo riceva nella sua cartella spam o posta indesiderata, è possibile che voi siate in uno di questi elenchi o che l’azienda ricevente vi abbia elencato come dominio non attendibile in quanto il vostro IP è stato rilevato come sospetto.
Le liste di blocco più popolari e le più importanti
Alcune liste di blocco sono più importanti di altre. Qui trovate un “elenco incompleto” dei monitoraggi delle liste di blocco più popolari.
- Spamhaus: gestisce diverse liste di blocco. Inserire il vostro indirizzo IP nel “Centro rimozione blocklist” per scoprire in quale lista ci si trova e le istruzioni per la rimozione;
- Barracuda: vi richiede il vostro indirizzo IP, indirizzo email, numero di telefono e motivo per rimozione. In genere indagano ed elaborano le richieste di rimozione entro 12 ore dall’invio, a condizione che si offra una spiegazione valida;
- Spamcop: funziona in modo leggermente diverso. Gestisce automaticamente il blocco e lo sblocco, quindi finché continua a ricevere segnalazioni di spam dalle vostre reti, il vostro indirizzo IP sarà nella lista nera di Spamcop. La buona notizia è che la rimozione avviene automaticamente dopo 24 ore la mancanza di nuove segnalazioni di spam;
- Invaluement: vi aggiunge alla loro lista nera se fai parte di un intervallo di indirizzi IP o domini che classificano come spammer. Bisogna dimostrare di non aver inviato spam dal vostro indirizzo IP o di essere nella lista nera perché qualcun altro ha violato il vostro account;
- Lashback: basa la sua lista nera esclusivamente sul fatto che il vostro indirizzo IP abbia tentato di inviare un’email a uno dei loro indirizzi email di trappola spam. Si può richiedere un report mensile sullo stato del proprio dominio ma è un servizio a pagamento;
- PSBL: (Passive Spam Block List) utilizza trappole di spam per le sue liste di blocco. È un sistema passivo, quindi è facile richiedere la rimozione. Anche se non si richiede la rimozione, il vostro indirizzo IP scade automaticamente dall’elenco dopo alcune settimane. Cioè, a meno che non vi intercettino in un’altra trappola di spam.
Come rimuovere l’IP da questi elenchi di blocco
Da un lato, alcuni di questi elenchi offrono la possibilità di richiedere la cancellazione automatica dalle liste. Dopo aver utilizzato le pagine che abbiamo consigliato in precedenza, verranno dettagliate in quale elenco si trova il vostro IP. Molte liste di blocco hanno la funzione di eliminazione self-service e consentono di rimuovere l’indirizzo IP dall’elenco senza troppi problemi. Tuttavia, ci si dovrà assicurare di aver risolto eventuali problemi alla base che vi hanno portato a entrare in questi elenchi. In caso contrario, il vostro indirizzo IP riapparirà nell’elenco e non sarà facile rimuoverlo la prossima volta.
D’altra parte, c’è quello che è noto come “time limiting” ed è che la maggior parte delle liste di blocco ha un processo automatico integrato che elimina automaticamente gli indirizzi IP il cui problema non è eccessivamente grave da li a poche settimane (di solito uno o due). Naturalmente, se il vostro indirizzo IP ha inviato spam più di una volta o in grandi volumi, il periodo di tempo per uscire automaticamente da questi elenchi sarà più lungo.
D’altro canto, lato interno in azienda, bisognerà assicurarsi che non siete inclusi in un giro di phishing che vanificherà i vostri sforzi per uscire dalle liste di blocco.
I reports nelle liste di blocco IP dovrebbe includere i database in cui appare la vostra azienda. In questo modo si può accelerare il processo di rimozione richiedendo singolarmente ai responsabili dei database la rimozione del vostro IP. Ogni lista di blocco avrà il proprio processo per la rimozione. È un lavoro metodico e di pazienza, ed è perfettamente possibile essere rimosso dalle liste nere, e senza farsi prendere dal panico è un compito fattibile se attuato con metodo e professionalità.
Per concludere, vi suggerisco di fare campagne pubblicitarie solo verso indirizzi dei vostri clienti e raccomandati dai vostri clienti in prima persona. Meglio una distribuzione pubblicitaria contenuta ed efficace con newsletter purificate da indirizzi non necessari, che incorrere in problemi con le liste di blocco.
