La pianificazione del lavoro di un team in progetti con scadenze strette è una sfida comune a ogni azienda IT: il mercato di settore corre e i tempi di sviluppo per offrire soluzioni rapide e competitive tendono a essere sempre più contratti.
Pianificare in modo accurato il lavoro di squadra, assicurando che le deadline vengano rispettate senza compromettere la qualità dei risultati (né esaurire le energie del team), è dunque un’esigenza primaria di ogni IT manager.
Ecco alcuni suggerimenti per una pianificazione efficace quando il tempo stringe, partendo da un assunto poco ovvio e contro-intuitivo quanto, per fortuna, confortante.
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Tanto tempo a disposizione? Non aiuta
La buona notizia è che avere troppo tempo non aiuta. Sarà l’abitudine a lavorare sotto pressione, a dover gestire più progetti contemporaneamente e, appunto, a dover rispettare tempi di consegna minimi ad averci indotto a far di necessità virtù.
Di fatto, più tempo abbiamo a disposizione per sviluppare un progetto, più ne impieghiamo per concluderlo. Questo è quanto suggeriscono uno studio pubblicato nel 2019 sul «Journal of Consumer Research» (The Mere Deadline Effect: Why More Time Might Sabotage Goal Pursuit, il cui abstract è disponibile qui) e un libro interamente dedicato al tema che si può riassumere in questa massima: “Set a deadline, the earlier the better” (The Deadline Effect, di Christopher Cox, Simon & Schuster, 2021).
Secondo entrambe le fonti, le scadenze comode amplificano la percezione della complessità del compito, provocando un dispendio di energie maggiore e, nel complesso, inutile, oppure favoriscono la tendenza alla procrastinazione. Le deadline strette, al contrario, non solo stimolano un’attenzione iper-focalizzata, ma sollecitano anche intuito e pensiero creativo, aumentando la probabilità di trovare soluzioni innovative.
Qualunque sia la percezione che il team IT ha delle scadenze, siccome la realtà della vita professionale è scandita da ritmi veloci e tempi stretti, tanto vale partire da questo assunto (e farne tesoro).
I tre assi portanti della pianificazione
Il presupposto che i tempi stetti siano uno stimolo anziché un ostacolo non esime da una pianificazione accurata e precisa. Gli step di pianificazione possono essere numerosi e articolati, ma per portare a termine un progetto a ridosso di consegna è sufficiente ancorarlo a tre assi portanti.
Obiettivi chiari
Se l’obiettivo non è chiaro, perseguirlo sarà un’impresa impossibile a prescindere dal tempo e dalle risorse a disposizione.
E poiché la complessità dei progetti può talvolta indurre a perdere di vista, o a dare per scontato, proprio l’obiettivo, è bene invece esplicitarlo, assicurandosi che tutti i membri del team ne siano pienamente consapevoli.
A ciascuno il suo
Da quali e quanti programmatori, sviluppatori, UX/UI designer, analisti, esperti di sicurezza informatica ecc. è composto il vostro team IT? Quali e quanti sono liberi (non occupati in altre mansioni urgenti) e adatti (dotati delle competenze necessarie) a svolgere il compito?
A seconda dello stile di leadership adottato in azienda, la risposta a queste domande deriverà da un processo diverso, condiviso con gli stessi membri del team oppure no.
L’importante è che venga messa in chiaro e che la distribuzione dei compiti – in base a ruolo, competenze e responsabilità di ciascun membro del team – non presenti sovrapposizioni né ambiguità.
Piano di emergenza per gli imprevisti
In quanto tali, gli imprevisti non possono essere pianificati. Ma ogni buon leader, dal CEO all’IT manager, spera nel meglio preparandosi al peggio: immagina lo scenario peggiore e predispone, o quanto meno abbozza, un piano di emergenza.
È un modus operandi che dovrebbe essere attuato di prassi, imperativo in caso di corsa contro il tempo.
Come agevolare scorrevolezza e velocità
Chiariti gli assi portanti della pianificazione, l’esecutivo parte con il lavoro effettivo. Ma come agevolarne la scorrevolezza, e quindi la velocità? Da una parte bisogna fornire strumenti pratici ad hoc, dall’altra non trascurare il benessere emotivo.
Software per armonizzare il flusso di lavoro
I software di gestione dei progetti sono diventati essenziali per il lavoro di squadra, sia sul fronte della pianificazione e del monitoraggio, sia sul piano dello svolgimento. Sono quindi usati, e tendenzialmente apprezzati, sia dall’IT manager che dai membri del team.
In commercio ne esistono diversi (Slack, Trello, Asana), alcuni dei quali sono dedicati soltanto alla gestione progettuale, altri dotati funzionalità integrate per quella del personale. In generale, si tratta di strumenti pensati per armonizzare il flusso di lavoro.
Utili a tenere traccia di tutte le attività, a monitorarne l’andamento e a gestire il calendario, da corredare eventualmente con scadenze intermedie, servono a far sì che tutto il team sia allineato e aggiornato rispetto alla progressione del lavoro, fungendo da importante canale di convergenza delle comunicazioni.
Altri software (per esempio Specstimate) si possono invece utilizzare a monte per stimare la durata dei progetti. E siccome una stima sbagliata dei tempi non aiuta a rispettare le scadenze, vale la pena prendere in considerazione anche questi.
Nutrire la motivazione
In un ambiente scandito da scadenze strette in cui sono richieste alte performance ed elevata tolleranza allo stress, il benessere emotivo è messo a dura prova anche a fronte di lunga esperienza, buone competenza e resilienza. L’arma migliore per difenderlo è una: la motivazione.
Le radici della motivazione sono interiori, e del tutto personali, ma il contesto può determinarne uno sviluppo florido e durevole oppure l’arresto. E se ritmi di lavoro e calendari lasciano spesso margini di intervento ridotti, il clima in cui si lavora è invece una scelta: il derivato di attitudini, stili di comunicazione interpersonale e di leadership deliberatamente adottate o meno.
Un ambiente motivante, dove ogni collaboratore percepisce con nettezza il valore del proprio contributo, si sente apprezzato e valorizzato, ha più probabilità di superare con successo le prove di forza (come le urgenze) rispetto a un ambiente disincentivante o, peggio, mortificante.
Per mantenere alta la motivazione dei collaboratori, CEO e IT manager cercheranno di instaurare un clima generale di fiducia e apprezzamento, riconoscendo verbalmente progressi e risultati ottenuti, e premiando sforzi e prestazioni con promozioni o incentivi.
Un ambiente di lavoro motivante e di supporto è un booster di energia molto potente, cruciale per far fronte a scadenze strette, senza compromettere la qualità del lavoro e il benessere di chi lo svolge.
