Nessun luogo oggi è immune dalla necessità di tutelare i dati personali. Nel mondo del fitness per esempio, sempre più palestre si dotano di telecamere perché sono aperte anche di notte, per soddisfare le necessità anche degli sportivi che sono più impegnati durante il giorno.
Così, anche tra pesi e bilancieri si pone sempre più la necessità di garantire sicurezza e rispetto delle norme sulla privacy (post Gdpr), sin dal momento dell’ingresso nel centro sportivo fino alla conclusione dell’allenamento.
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Chiavi magnetiche e tutela dei dati
In tali centri garantisce, spesso attraverso l’utilizzo di chiavi magnetiche personali concesse agli iscritti, l’accesso in ogni momento, notte profonda compresa e, proprio le particolari circostanze di tempo, richiedono un livello di sicurezza massima, ad iniziare dalla registrazione mediante telecamere di ogni ingresso in palestra, proseguendo nei locali interni ove, oltre la necessità di tutelare il patrimonio aziendale e scoraggiare i furti, anche a danno dei frequentatori, si palesano ulteriori esigenze, quali ad esempio, quella di garantire un pronto intervento agli iscritti in caso di incidenti o malori.
Ma, come conciliare un così alto livello di sicurezza richiesto con la tutela dei dati personali, degli iscritti e di coloro che vi svolgono un’attività lavorativa? Va precisato che, il principio di accountability sancito dal GDPR concede al titolare del trattamento la possibilità di definire, con una certa autonomia, le condizioni di liceità, soprattutto in virtù del legittimo interesse. Tuttavia, per non incorrere in violazioni e subire le conseguenti pesanti sanzioni, l’autonomia del titolare dovrà rispettare taluni principi, introdotti in aggiunta a quelli già vigenti, quali l’adeguatezza, la trasparenza e la pertinenza del sistema di videosorveglianza con la protezione dei dati personali.
Telecamere e privacy in palestra
Su tali soggetti incombono dunque doveri come far coesistere videosorveglianza e privacy nelle loro palestre. Indispensabile la segnaletica, sapere dove posizionare i cartelli che indicano la presenza di telecamere, quanti bisogna metterne e come compilarli. Le norme del GDPR stabiliscono a riguardo indicazioni precise: chi entra in un’area videosorvegliata deve esserne a conoscenza ancor prima, pertanto sarebbe opportuno collocare un primo cartello proprio nello spazio adiacente gli ingressi e porne uno in ogni area monitorata. Non importa, poi, se il sistema di telecamere permetta solo la visione delle immagini o anche la loro registrazione, il cartello va affisso in entrambe le ipotesi. Ed è bene non dimenticare di compilarlo in ogni loro parte, ogni omissione è punita con una severa multa.
Per quanto riguarda la conservazione delle registrazioni, la loro durata non dovrebbe superare le 72 ore, molti sistemi ormai permettono di programmare l’eliminazione automatica delle immagini, auspicabile sarebbe impostare tale procedura affinché avvenga ogni 24 ore ma, ciò che è importante sottolineare, è che la conservazione delle registrazioni per un tempo più lungo necessitano sempre di autorizzazioni e permessi. Con l’apposizione dei cartelli, si rende visibile la cosiddetta “informativa breve” che non integra del tutto l’obbligo di informativa pertanto, il titolare del trattamento, dovrà prevedere in ogni caso anche un’altra informativa, più dettagliata, che contenga l’uso delle telecamere, i suoi fini e le modalità.
Una problematica sempre ricorrente nelle consulenze alle palestre concerne la richiesta di poter installare videocamere anche negli spogliatoi, spesso i titolari aggiungono che tale esigenza viene sollecitata proprio dagli iscritti, al fine di scongiurare la spiacevole sottrazione dei propri effetti personali dagli armadietti. Tuttavia, nonostante si prospetti un consenso alla videosorveglianza in tali ambienti, resta assolutamente vietata la collocazione di telecamere in tali aree. Una soluzione da poter suggerire, consiste nel collocare degli armadietti di sicurezza, eventualmente per la custodia di cellulari e portafogli, in un’altra zona, magari antistante gli spogliatoi, con telecamere che si limitino ad inquadrare solamente l’area consentita dal Regolamento.
Avendo accennato al consenso, è bene chiarire onde evitare la produzione di carte inutili e rimanere aderente all’aspetto sostanziale del GDPR, che lo stesso non è necessario se la videosorveglianza è strettamente adoperata per la sua finalità di tutela della sicurezza sia del patrimonio aziendale che delle persone. Nel caso in cui ci sia la possibilità che le telecamere, nonostante collocate in aree ove i dipendenti della palestra non svolgano la loro attività, vadano a riprendere gli stessi mentre lavorano (si pensi ad una reception) bisognerà stipulare un accordo con le rappresentanze sindacali (ove presenti) e ottenere, sempre preventivamente, l’autorizzazione all’installazione dei sistemi di videosorveglianza dall’Ispettorato del Lavoro. Si ricorda, in ogni caso, che nonostante molti sistemi di videosorveglianza consentano la sorveglianza remota dai propri apparecchi di telefonia mobile, nella maggior parte dei casi tale utilizzo resta vietato.
Il responsabile della sorveglianza
Altro consiglio che sarebbe opportuno fornire al titolare del trattamento consiste nel nominare un responsabile della videosorveglianza, che aggiorni il registro dei trattamenti in merito e che sia, pertanto, un soggetto formato sul Regolamento. Altro aspetto, da non trascurare, è la predisposizione di misure idonee a far in modo che nessuno, al di fuori dei soggetti autorizzati per iscritto, possano accedere alla visione delle immagini, assicurandosi che i monitor siano collocati in un ambiente chiuso e non accessibile, quindi da evitare reception e ufficio amministrativo ove si riceve anche il pubblico.
Durante un eventuale controllo, sarà necessario dar prova di avere predisposto, quanto più è possibile, mezzi per la difesa dei dati contenuti nelle immagini videoregistrate, vera prova del livello di responsabilizzazione del titolare del trattamento ed ottima argomentazione per evitare le pesanti sanzioni.
In conclusione, la necessità che palestre aperte h 24, prive di personale nelle ore notturne, abbiano mezzi di sorveglianza rafforzati, idonei a salvaguardare la tutela del patrimonio aziendale e garantire la protezione degli iscritti, risponde a quel requisito di proporzionalità caldeggiato dal Regolamento e, nel contempo, rispettando tutti gli obblighi fin qui descritti, non risulta in contrasto con alcun comportamento lesivo della privacy dei suoi iscritti le cui uniche immagini che potranno essere divulgate, saranno i selfie da loro stessi scattati e condivisi.
