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ESPERTO RISPONDE

Servizio di e-mail tracking in azienda: quali accortezze seguire per essere conformi al GDPR?

16 Ott 2019
Diego Padovan

CIPP/E, CDP, Amministratore DPOCC


DOMANDA

Vorrei impostare il servizio di e-mail tracking in azienda: è conforme ai principi del GDPR?

RISPOSTA

Utilizzare in azienda un servizio di e-mail tracking è possibile e può essere implementato conformemente al GDPR, seguendo però alcune accortezze.

In linea generale, la conformità al GDPR non è legata ad una specifica tecnologia o servizio implementato in azienda, ma al trattamento.

Ciò premesso, l’utilizzo di e-mail tracking, e più in generale tutte le modalità di analisi e profilazione degli interessati, deve sottostare ad alcuni principi base che possono essere riassunti in liceità del trattamento, minimizzazione, trasparenza e misure idonee al trattamento.

In concreto, si consiglia di stabilire con chiarezza quali sono le finalità dell’e-mail tracking, sempre in relazione ai dati personali trattati, stabilire quale delle sei basi di liceità del trattamento è applicabile allo stesso e procedere ai relativi adempimenti sottostanti il rispetto del principio di accountability, primi fra tutti trasparenza e garanzia dei diritti degli interessati.

Consenso o meno, quindi, dipenderà dall’output prodotto dal servizio di e-mail tracking, sempre in termini di dati personali trattati, e da chi effettuerà le relative attività di trattamento.

Si ricorda, infine, che lo stesso consenso è solo una delle opzioni disponibili per il titolare del trattamento e che le misure idonee da implementare sono scelte in base alla natura, all’ambito di applicazione, al contesto e alle finalità del trattamento, nonché dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

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